Lohnbuchhaltung Software: Vergleich, Kosten und was das Lohnkonto verlangt

Die kurze Antwort

• Lohnbuchhaltung = Lohnabrechnung + Lohnkonto + Meldungen + Verbuchung. Das Lohnkonto ist Pflicht nach § 41 EStG und § 28f SGB IV, die Aufbewahrung beträgt sechs Jahre.
• Günstigster kompletter Weg: Lexware Office Lohn & Gehalt (ab 12,90 €/Monat) – Lohnkonto, Meldungen und Buchung in die Finanzbuchhaltung laufen im selben Programm.
• Buchhaltung woanders? Sage Payroll (20 €/Monat inkl. 5 Mitarbeiter) rechnet eigenständig ab; die Lohnbuchungen gehen per Übergabe in dein Buchhaltungsprogramm.
• Ganz abgeben: Lohnbüro Lohnhelden (ab 8,90 €/Abrechnungsfall) – du bekommst Abrechnungen, Meldungen und den Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung zurück.

Lohnbuchhaltung oder Lohnabrechnung – wo ist der Unterschied?

Die beiden Begriffe werden oft gleich verwendet, meinen aber nicht dasselbe. Die Lohnabrechnung ist das monatliche Ergebnis: die Berechnung von Brutto, Abzügen und Netto sowie die Abrechnung in Textform, die jeder Arbeitnehmer nach § 108 GewO bekommt. Die Lohnbuchhaltung ist der ganze Prozess dahinter – und der ist gesetzlich deutlich weiter gefasst, als viele Arbeitgeber wissen.

Zur Lohnbuchhaltung gehört, für jeden Beschäftigten ein Lohnkonto zu führen (§ 41 EStG für die Lohnsteuer, § 28f SGB IV für die Sozialversicherung), die Beitragsnachweise und Meldungen fristgerecht abzugeben, die Lohnkosten samt Arbeitgeberanteilen in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen und sämtliche Unterlagen aufzubewahren – bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung. Wer nur „abrechnet“, aber kein Lohnkonto führt oder die Buchung vergisst, hat bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung der Rentenversicherung ein Problem.

Was Lohnbuchhaltungssoftware leisten muss

Aus den Pflichten ergibt sich die Checkliste, an der wir die Programme messen. Eine Software, die nur den Netto-Betrag ausrechnet, ist keine Lohnbuchhaltung:

• Lohnkonto je Mitarbeiter automatisch führen – mit allen Angaben, die § 41 EStG verlangt (Steuerklasse, Freibeträge, steuerpflichtiger Arbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer)
• Meldewesen elektronisch: DEÜV-Meldungen an die Krankenkassen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung über ELSTER
• Übergabe in die Finanzbuchhaltung – entweder direkt im selben Programm oder als DATEV-kompatibler Buchungsstapel für den Steuerberater
• Lohnjournal und Auswertungen für den Monat und das Jahr, damit Prüfer und Steuerberater die Zahlen nachvollziehen können
• Aktuelle Rechengrößen: Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen, Minijob-Grenze (2026: 603 €) und Lohnsteuertabellen kommen per Update, nicht per Handeingabe
• Archivierung aller Abrechnungen und Meldungen über die gesetzliche Frist – revisionssicher, nicht als lose PDF-Sammlung

Der entscheidende Unterschied zwischen den Programmen liegt im dritten Punkt: Läuft die Finanzbuchhaltung im selben System, entsteht die Lohnbuchung von selbst. Läuft sie woanders, brauchst du eine saubere Übergabe – und die ist bei jedem Anbieter anders gelöst. Genau danach ist unser Vergleich sortiert.

Was kostet die Lohnbuchhaltung? Rechenbeispiele für 1 bis 25 Mitarbeiter

Die Suchanfrage „Lohnbuchhaltung Kosten“ hat eine ehrliche Antwort: Es hängt fast nur davon ab, wer sie macht. Die Software-Lizenz ist bei kleinen Teams der kleinste Posten – teuer wird es, wenn jemand pro Mitarbeiter abrechnet. Alle Werte netto pro Monat, laufende Abrechnung ohne Einmalposten:

* Lexware staffelt den Modulpreis nach Mitarbeiterzahl; die Staffel ist erst im Bestellprozess einsehbar, der Einstieg liegt bei 12,90 €. Sage: 20 € inkl. 5 Mitarbeiter, +3 € je weiterem (Essentials). Lohnhelden: 8,90 € je Abrechnungsfall. Steuerberater: übliche Spanne 15–25 € je Mitarbeiter, Kanzleien rechnen individuell ab. Stand September 2026, ohne Gewähr.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Bei zehn Mitarbeitern liegen zwischen Software und Steuerberater 115 bis 235 € im Monat, also 1.400 bis 2.800 € im Jahr – für dieselbe Abrechnung. Zweitens: Das Lohnbüro ist ab etwa fünf Mitarbeitern teurer als Software, bleibt aber immer unter dem Kanzlei-Niveau. Wer die Zeit für die Selbstabrechnung nicht hat, zahlt mit Lohnhelden trotzdem nur rund die Hälfte.

Zu den laufenden Kosten kommen bei allen Wegen die Lohnnebenkosten, die keine Software wegrechnet: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (zusammen rund 21 % des Bruttos), Umlagen U1/U2, Insolvenzgeldumlage und Unfallversicherung. Was ein Mitarbeiter deinen Betrieb insgesamt kostet, rechnet der Lohnkosten-Rechner → für deine Mitarbeiterzahl durch.

Die drei Wege im Detail

Weg 1: Integriert – Lohn und Finanzbuchhaltung im selben Programm

Das ist der Weg mit der wenigsten Reibung, weil der dritte Punkt der Checkliste – die Übergabe in die Finanzbuchhaltung – schlicht entfällt. Bei Lexware Office Lohn & Gehalt ist die Lohnabrechnung ein Add-on zur Buchhaltung: Jede Abrechnung erzeugt die Buchungen für Bruttolohn, Arbeitgeberanteile, Lohnsteuer und Sozialversicherung automatisch, das Lohnkonto füllt sich mit, und die Meldungen gehen im Hintergrund raus. Voraussetzung ist ein Lexware-Office-Paket ab 7,90 €/Monat; das Lohn-Modul kostet ab 12,90 € dazu und ist in den 30 Tagen Gratis-Test komplett enthalten.

Tipp der Redaktion – aus eigener Praxis

„Bis 2018 hat ein externer Lohnbuchhalter die Abrechnungen unserer Agentur gemacht – und uns jeden Monat einen Buchungsstapel geschickt, den wir wieder einlesen mussten. Seit die Lohnabrechnung im selben Programm wie die Buchhaltung läuft, gibt es diesen Schritt nicht mehr. Das war der eigentliche Zeitgewinn, mehr noch als die Ersparnis.“

— Thomas Hoiboom, Gründer von buchhaltungssoftware-test.de, rechnet die Löhne der Ammersee Media GmbH seit 2018 mit Lexware Office ab

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Weg 2: Standalone – eigene Lohnsoftware, Buchhaltung woanders

Läuft deine Finanzbuchhaltung bei sevDesk, in einem anderen Tool oder komplett beim Steuerberater, brauchst du eine Lohnsoftware, die für sich allein arbeitet. Sage Payroll ist hier die stärkste Wahl: drei transparente Tarife (20/30/40 €, jeweils 5 Mitarbeiter inklusive), automatisierbare Abrechnung mit allen gesetzlichen Meldungen und je nach Tarif HR-Funktionen bis zur Schichtplanung. Die Lohnbuchungen müssen allerdings in dein Buchhaltungsprogramm übertragen werden – das ist der Preis für die Unabhängigkeit vom Buchhaltungssystem.

DATALINE Lohnabzug geht einen anderen Weg: Windows-Software mit Jahreslizenz (99 € für bis zu 5 Abrechnungen ohne GKV-Zertifikat, ab 229 € mit Zertifikat, bis 1.499 € für 200 Abrechnungen und 10 Mandanten) und DATEV-Buchungslisten-Export. Interessant für Betriebe, die bewusst keine Cloud wollen, und für kleine Lohnbüros, die mehrere Mandanten abrechnen.

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Weg 3: Ausgelagert – das Lohnbüro führt die Lohnbuchhaltung

Ein spezialisiertes Lohnbüro übernimmt die komplette Lohnbuchhaltung: Abrechnungen, Lohnkonten, Meldungen, Bescheinigungen. Du lieferst monatlich nur die Bewegungsdaten (Stunden, Neueintritte, Krankmeldungen) und bekommst die fertigen Abrechnungen plus den Buchungsstapel für deine Finanzbuchhaltung zurück. Lohnhelden macht das ab 8,90 € je Abrechnungsfall ohne Grundgebühr und deckt auch Baulohn ab; lohn24 liefert zum Festpreis von 13 € je Mitarbeiter ausdrücklich DATEV-kompatible Buchungsstapel mit; cleverlohn stellt für ab 13 € je Abrechnung einen festen persönlichen Lohnbuchhalter.

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Und die Profi-Systeme: DATEV, edlohn und Co.

Wenn dein Steuerberater die Lohnbuchhaltung macht, läuft sie mit hoher Wahrscheinlichkeit über DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt – nach Angaben von DATEV werden damit monatlich rund 14,5 Millionen Arbeitnehmer in Deutschland abgerechnet. Unternehmen können diese Systeme auch mit eigener Lizenz einsetzen, für kleine Betriebe ohne Lohn-Fachkraft ist das aber selten sinnvoll. Welche Systeme Kanzleien nutzen und was das für dich als Mandant bedeutet: Lohnsoftware für Steuerberater →

Welcher Weg passt zu deinem Betrieb?

Die Antwort hängt weniger von der Mitarbeiterzahl ab als von zwei Fragen: Wo läuft deine Finanzbuchhaltung, und wer soll die Verantwortung tragen?

Noch unsicher? Der Lohnkosten-Rechner zeigt die Kosten aller Wege für deine Mitarbeiterzahl nebeneinander, und der Ratgeber zum Wechsel vom Steuerberater erklärt, welche Unterlagen du für den Umstieg brauchst.