Lohnabrechnung mit Personalverwaltung: Onboarding, Arbeitszeiten, Urlaub und Schichtplan in einer Software

Die kurze Antwort

• Lohnabrechnung mit Personalverwaltung heißt: Die Daten, die du für die Abrechnung ohnehin pflegst (Eintritt, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit), steuern gleichzeitig die Personalprozesse – ohne zweites System und ohne doppelte Eingabe.
• Sage Payroll liefert das in drei Stufen: Essentials (20 €/Monat) mit Abrechnung, Meldungen, Mobile App, Mitarbeiterdokumenten und drei Abwesenheitsarten; Standard (30 €) mit Onboarding-Portal, Arbeitszeiten, Genehmigungs-Workflows und Urlaubsverwaltung; Premium (40 €) mit Schicht- und Einsatzplanung.
• Preislogik: jeder Tarif enthält 5 Mitarbeitende, jede weitere Person kostet 3, 5 oder 7 € im Monat, bis 150 Mitarbeitende. Ein Betrieb mit 15 Mitarbeitenden zahlt im Standard-Tarif 80 € netto im Monat.
• Nicht die richtige Wahl, wenn Buchhaltung und Lohn in einem Programm laufen sollen (dann Lexware Office Lohn & Gehalt) oder wenn eine Kanzlei den Lohn führt (dann DATEV oder edlohn).

Was Lohnabrechnung mit Personalverwaltung in der Praxis bedeutet

Die meisten kleinen Betriebe führen zwei Welten: Die Abrechnung läuft in einer Lohnsoftware oder beim Lohnbüro, die Personalverwaltung in Excel-Listen, E-Mails und Ordnern. Urlaubsanträge kommen per WhatsApp, Überstunden stehen auf Zetteln, der Arbeitsvertrag liegt im Schrank. Jeder Monatswechsel bedeutet, diese Informationen zusammenzutragen und in die Abrechnung zu übertragen – mit den üblichen Fehlern: vergessene Urlaubstage, falsch übertragene Stunden, ein Eintritt, der erst Wochen später gemeldet wird.

Eine Lohnsoftware mit Personalverwaltung dreht das um. Die Stammdaten werden einmal beim Eintritt erfasst, Mitarbeitende reichen Urlaub und Abwesenheiten selbst ein, Arbeitszeiten laufen in Zeittabellen auf, und die Abrechnung greift am Monatsende auf genau diese Daten zu. Die gesetzlichen Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt gehen aus derselben Software heraus. Für den Inhaber bleibt die Prüfung, nicht mehr die Erfassung.

• Ein Datenstamm für Abrechnung und Personalverwaltung: Name, Steuermerkmale, Krankenkasse, Vertrag, Dokumente
• Self-Service für Mitarbeitende: Abrechnungen, Steuerdokumente und Urlaubsanträge über App oder Portal
• Zeiten statt Zettel: Arbeitszeiten und Überstunden fließen in die Abrechnung, Genehmigungen laufen als Workflow
• Meldungen inklusive: DEÜV, Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldung elektronisch, auch Sofortmeldungen für Gastronomie und Bau
• Übergabe an die Buchhaltung: Buchungsexport für Sage und DATEV, damit die Lohnkosten nicht ein zweites Mal erfasst werden

Was es bei 5, 15, 50 oder 150 Mitarbeitenden kostet

Die Preislogik ist bewusst einfach: Grundpreis für fünf Mitarbeitende, danach ein fester Betrag je Person. Die Tabelle rechnet die drei Tarife für typische Betriebsgrößen durch (netto je Monat, eigene Rechnung aus den Listenpreisen):

Zum Vergleich: Ein Lohnbüro rechnet je Abrechnungsfall ab (Lohnhelden ab 8,90 €), ein Steuerberater liegt bei 15 bis 25 € je Mitarbeitenden und Monat. Die HR-Funktionen sind bei der Software ohne Aufpreis enthalten, beim Lohnbüro gibt es sie nicht.

Der Preis ist das Argument gegen die großen HR-Suiten: Bei einer Person kostet Sage Payroll Standard 30 € im Monat, bei 15 Personen 80 €. Suiten wie Personio nennen keine öffentlichen Preise und richten sich an Teams ab etwa 20 bis 30 Mitarbeitenden; für einen Betrieb mit acht Beschäftigten sind sie in der Regel zu groß. Mit dem Lohnkosten-Rechner kannst du deine Betriebsgröße gegen Lohnbüro und Steuerberater durchrechnen →

So läuft ein Monat mit Sage Payroll

1. Eintritt über das Onboarding-Portal

Ab dem Standard-Tarif legt die neue Mitarbeiterin ihre Daten selbst an: Steuer-ID, Krankenkasse, Bankverbindung, Vertragsunterlagen. Der Betrieb prüft und gibt frei; die Sofortmeldung für meldepflichtige Branchen geht direkt aus der Software. Im Essentials-Tarif erfasst der Betrieb die Stammdaten selbst, die Mitarbeiterdokumente liegen ebenfalls im System.

2. Zeiten, Urlaub und Abwesenheiten im Monat

Urlaubsanträge und Abwesenheiten reichen Mitarbeitende über die App ein, Vorgesetzte genehmigen im Workflow. Arbeitszeiten und Überstunden landen in Arbeitszeittabellen, aus denen die Berichte entstehen. Im Premium-Tarif kommt der Schichtplan dazu: Einsätze werden geplant, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App, Ausgaben wie Fahrtkosten werden per Foto eingereicht und genehmigt.

3. Abrechnung in drei Schritten, Meldungen automatisch

Am Monatsende startet die Abrechnung mit den gepflegten Daten. Sage beschreibt den Ablauf in drei Schritten: Daten prüfen, Abrechnung erstellen, Meldungen versenden. Die gesetzlichen Meldungen an Behörden und Krankenkassen werden automatisch erstellt und verschickt, die Mitarbeitenden sehen ihre Abrechnung online. Der Buchungsexport übergibt die Lohnkosten an Sage oder DATEV, also an die eigene Buchhaltung oder die Kanzlei.

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Wo Sage Payroll nicht die beste Wahl ist

Eine ehrliche Einordnung gehört dazu, auch auf einer gesponserten Seite. Drei Fälle, in denen wir anders empfehlen:

• Buchhaltung und Lohn sollen in einem Programm laufen. Dann ist Lexware Office Lohn & Gehalt der günstigere Weg (ab 12,90 € als Add-on): Die Lohnbuchung entsteht direkt in der EÜR, ohne Export. Unsere Redaktion rechnet damit seit 2018 ab.
• Die Kanzlei führt den Lohn. Steuerberater arbeiten mit DATEV Lohn und Gehalt oder edlohn; der Mandant liefert dann nur Änderungen. Übersicht: Lohnsoftware für Kanzleien →
• Niemand will Software bedienen. Ein Lohnbüro wie Lohnhelden erstellt die Abrechnungen ab 8,90 € je Fall, Personalverwaltung bleibt dann aber Handarbeit. Vergleich: Lohnbüros im Vergleich →

Für Betriebe zwischen 1 und 150 Mitarbeitenden, deren Buchhaltung woanders läuft und die Urlaub, Zeiten und Dokumente endlich aus Excel holen wollen, ist Sage Payroll in unserem Vergleich die stärkste eigenständige Lösung. Die Details stehen im Testbericht, der Preisvergleich gegen Lexware im direkten Vergleich →