Gebrauchtwarenhändler, Antiquitätenhändler, Kunsthändler: Wer nach §25a UStG besteuert, braucht Software, die Differenzbesteuerung wirklich beherrscht – sonst drohen fehlerhafte Rechnungen und Ärger mit dem Finanzamt.
Die Differenzbesteuerung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung für gewerbliche Händler, die gebrauchte Gegenstände von Privatpersonen oder nicht vorsteuerabzugsberechtigten Personen ankaufen und weiterverkaufen. Der entscheidende Unterschied zur normalen Umsatzbesteuerung:
USt wird auf den vollen Verkaufspreis berechnet.
Beispiel: Verkauf für 500 € → USt auf 500 €
USt wird nur auf die Handelsspanne berechnet.
Beispiel: Einkauf 300 €, Verkauf 500 € → USt auf 200 € Differenz
Das Ziel der Regelung: Eine Doppelbesteuerung soll vermieden werden. Da beim Einkauf von Privatpersonen keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann, wäre eine volle Besteuerung des Verkaufspreises wirtschaftlich unzumutbar.
Typische Branchen und Anwendungsfälle:
Bei der Differenzbesteuerung darf die Umsatzsteuer auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen werden – das ist gesetzliche Pflicht nach §25a Abs. 3 UStG. Wer dennoch einen USt-Betrag auf der Rechnung zeigt, schuldet diesen dem Finanzamt zusätzlich zur Margensteuer. Die Rechnung muss stattdessen den Hinweis tragen: „Differenzbesteuerung nach §25a UStG". Genau hier liegt die kritische Anforderung an Ihre Software: Sie muss solche Rechnungen korrekt erstellen können.
Welche Tools unterstützen §25a UStG – und wie gut?
| Software | §25a UStG | Rechnung ohne USt-Ausweis | Margenberechnung | Preis/Monat |
|---|---|---|---|---|
| WISO MeinBüro | unterstützt | ja | intern, in der UStVA | ab 10,90 € |
| easybill (Rechnungsprogramm) | Ausweis über easybill Connect | ja (0 % + Hinweis) | nein, kein Buchhaltungsmodul | 0 € |
| sevDesk | ? nicht dokumentiert | ? nur 0 % + Freitext | ? nicht bestätigt | 0 € |
| Lexware Office | nicht möglich (Lexware-Hilfe, 04.02.2026) | nein | nein | ab 7,90 € |
| FastBill | ? unklar | ? prüfen | ? prüfen | ab 10,00 € |
| BuchhaltungsButler | ? unklar | ? prüfen | ? prüfen | ab 39,90 € |
| BillingEngine | ? unklar | ? prüfen | ? prüfen | 0 € (Freemium) |
Preise netto ohne Gewähr, Stand 3. November 2026 (günstigster Tarif laut Anbieter-Preisseite). „?" = nicht offiziell bestätigt – vor dem Kauf direkt beim Anbieter anfragen. Funktionsstand am 3. November 2026 in den Hilfe-Centern geprüft: Lexware („Differenzbesteuerung", 04.02.2026), WISO MeinBüro (Handbuch Web und Desktop), easybill („Differenzbesteuerung aktivieren", 16.09.2026), sevDesk (Steuereinstellungen, Umsatzsteuerregelungen).
Hinweis für den Kfz-Handel: Wer Fahrzeuge mit Handelsbuch und Einzeldifferenz je Fahrzeug abrechnet, arbeitet meist mit einer Branchenlösung (Dealer-Management-System), die §25a je Fahrzeug führt und die Buchungen an den Steuerberater übergibt. Die Programme auf dieser Seite decken den Gebrauchtwarenhandel mit Einzelartikeln ab – Antiquitäten, Secondhand, Elektronik, Sammlerstücke.
WISO MeinBüro ist das einzige Buchhaltungsprogramm in diesem Vergleich, das die Differenzbesteuerung als eigene Funktion führt. Beim Artikel aktivieren Sie „Artikel unterliegt der Differenzbesteuerung" und hinterlegen Einkaufs- und Verkaufspreis brutto. Auf der Rechnung erscheint der Artikel ohne USt-Ausweis mit dem gewählten Hinweis, etwa „Gebrauchtgegenstände / Sonderregelung"; die Steuer auf die Spanne berechnet das Programm und übernimmt sie in die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung. In der Desktop-Version lassen sich differenzbesteuerte und regulär besteuerte Positionen auf einer Rechnung mischen.
easybill ist ein Rechnungsprogramm, keine Buchhaltung. Für Händler, die gebrauchte Ware über eBay, Amazon oder den eigenen Shop verkaufen, löst es den kritischen Teil: In easybill Connect (dem Import-Manager für Bestellungen) aktivieren Sie unter Steuerliches „Bei Produkten mit 0 % MwSt. Differenzbesteuerung ausweisen". Importierte Artikel mit 0 % erhalten dann eine Markierung und den Hinweistext unter den Positionen; übermittelt der Marktplatz keinen Steuersatz, hinterlegen Sie die Artikel in der Produktdatenbank mit dem Steuersatz „Differenzbesteuerung 0 %". Die Steuer auf die Marge berechnet easybill nicht – sie gehört in die Buchhaltung oder zum Steuerberater.
In der sevDesk-Hilfe gibt es keinen Artikel zur Differenzbesteuerung, und die Steuereinstellungen kennen für Deutschland nur die Sätze 0, 7 und 19 %. Eine Rechnung ohne USt-Ausweis lässt sich damit zwar erstellen (Position mit 0 % plus Hinweistext), die Steuer auf die Spanne berechnet sevDesk aber nicht automatisch – sie müsste manuell ermittelt und in die Voranmeldung übernommen werden. Wer sevDesk nutzt und Differenzbesteuerung anwendet, sollte den Ablauf vorab mit dem Steuerberater festlegen. Für alle übrigen Anforderungen bleibt sevDesk stark: Belegerkennung, Bankabgleich, DATEV-Export, App.
Lexware schreibt in der eigenen Hilfe (Artikel „Differenzbesteuerung", 4. Februar 2026), dass es in Lexware Office derzeit keine Möglichkeit gibt, die Differenzbesteuerung darzustellen – einen Workaround nennt der Artikel nicht. Für Händler, deren Geschäft überwiegend unter §25a fällt, scheidet Lexware Office damit aus; wer nur gelegentlich einen gebrauchten Gegenstand weiterverkauft, klärt die Buchung dieser Einzelfälle mit dem Steuerberater. Auf dieser Seite stand bis zum 3. November 2026 das Gegenteil – wir haben die Angabe nach Prüfung der Lexware-Hilfe korrigiert.
Checkliste: Diese 4 Punkte sind Pflicht
Die Software muss Rechnungen erstellen können, bei denen die Umsatzsteuer nicht separat ausgewiesen wird. Stattdessen muss der Pflichthinweis „Differenzbesteuerung nach §25a UStG" erscheinen. Fehlt diese Funktion, ist die Software ungeeignet.
Die Steuer wird intern auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis berechnet – nicht auf den Gesamtbetrag. Die Software muss diese Logik korrekt umsetzen und an die Umsatzsteuer-Voranmeldung übergeben.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss Differenzbesteuerungs-Umsätze korrekt in die richtigen Kennziffern eintragen. Fehler hier führen zu Nachforderungen durch das Finanzamt.
Beim Ankauf von Privatpersonen gibt es keine abziehbare Vorsteuer. Die Software muss sicherstellen, dass kein Vorsteuerabzug aus diesen Einkäufen gezogen wird – sonst droht eine Korrektur durch den Steuerberater.
Die Differenzbesteuerung ist eine Sonderregelung für gewerbliche Händler, die gebrauchte Gegenstände von Privatpersonen oder nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ankaufen. Umsatzsteuer wird nicht auf den vollen Verkaufspreis berechnet, sondern nur auf die Handelsspanne – die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis.
Nein. Bei Differenzbesteuerung darf die Umsatzsteuer auf der Rechnung NICHT separat ausgewiesen werden – das ist gesetzlich verboten (§25a Abs. 3 UStG). Wer dennoch einen USt-Betrag zeigt, schuldet diesen dem Finanzamt zusätzlich. Die Rechnung muss stattdessen den Hinweis „Differenzbesteuerung nach §25a UStG" tragen.
Von den Programmen in unserem Test führt nur WISO MeinBüro (Web und Desktop) die Differenzbesteuerung als eigene Funktion mit Margenberechnung und Übergabe in die UStVA. easybill weist §25a auf Rechnungen für importierte Shop- und Marktplatzartikel aus, rechnet die Marge aber nicht. Lexware Office kann die Differenzbesteuerung laut eigener Hilfe derzeit nicht darstellen. Für sevDesk ist keine Funktion dokumentiert; FastBill, BuchhaltungsButler und BillingEngine haben sie nicht bestätigt – bitte direkt beim Anbieter anfragen, bevor Sie das Tool für Differenzbesteuerung einsetzen.
Die Differenzbesteuerung gilt für gewerbliche Wiederverkäufer, die gebrauchte bewegliche körperliche Gegenstände ankaufen und weiterverkaufen. Voraussetzung: Beim Einkauf fiel keine oder keine vollständig abziehbare Vorsteuer an (Kauf von Privatpersonen, Kleinunternehmern etc.). Typische Branchen: Gebrauchtwagenhandel, Antiquitäten, Kunst, Schmuck, Secondhand-Mode, gebrauchte Elektronik.
Ja, das ist in der Praxis häufig: Viele Händler verkaufen sowohl regulär als auch über die Differenzbesteuerung. In WISO MeinBüro legen Sie je Artikel fest, ob er der Differenzbesteuerung unterliegt; die Desktop-Version erlaubt beide Arten auf einer Rechnung. Bei easybill entscheidet der Steuersatz des Artikels (Differenzbesteuerung 0 % oder regulär). Ob gemischte Rechnungen oder getrennte Belege sinnvoller sind, klären Sie mit dem Steuerberater – regulär besteuerte Nebenleistungen wie Versand gehören nicht in die Differenz.
Bei der Gesamtdifferenzbesteuerung (zulässig für bestimmte Branchen wie Gebrauchtwagenhandel) wird die Steuer nicht pro Einzelverkauf, sondern auf die Gesamtmarge des Besteuerungszeitraums (Monat oder Quartal) berechnet. Das vereinfacht die Abrechnung, erfordert aber eine sorgfältige Aufzeichnung aller Einkaufs- und Verkaufspreise. Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater, welche Methode für Ihre Branche sinnvoller ist.
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