Die gute Nachricht zuerst: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du niemals E-Rechnungen ausstellen – auch nicht ab 2028. Die Pflicht, die dich trotzdem betrifft: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Hier steht, was das konkret bedeutet.
Ursprünglich hätte die E-Rechnungspflicht ab 2028 auch Kleinunternehmer getroffen. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 (Zustimmung des Bundesrats am 22.11.2024) hat der Gesetzgeber das korrigiert: § 34a UStDV befreit Kleinunternehmer nach § 19 UStG ohne zeitliche Begrenzung von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben – dein Kunde muss dem nicht zustimmen.
Wichtig ist nur die Abgrenzung: Die Befreiung hängt an deinem Status als Kleinunternehmer. Überschreitest du die Umsatzgrenzen (seit 2025: 25.000 € Vorjahr / 50.000 € laufendes Jahr) und wirst regelbesteuert, greift für dich die normale Ausstellungspflicht nach dem Stufenplan. Ob du die Grenzen einhältst, kannst du mit unserem Kleinunternehmer-Rechner prüfen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Konkret heißt das:
Auch wenn du nicht musst – in drei Situationen ist die E-Rechnung für Kleinunternehmer sinnvoll:
Für die reine Empfangspflicht: nein. Für alles darüber hinaus nimmt dir eine Buchhaltungssoftware die Arbeit ab – sie zeigt eingehende E-Rechnungen lesbar an, archiviert GoBD-konform und erstellt auf Wunsch selbst E-Rechnungen per Klick. Für Kleinunternehmer besonders relevant:
Dauerhaft kostenlos bis 3 Rechnungen/Monat – inklusive XRechnung & ZUGFeRD. Für viele Kleinunternehmer reicht das komplett.
Zum Test →Unser Testsieger, ab 7,90 €/Monat – wächst mit, falls du später aus der Kleinunternehmerregelung herauswächst (EÜR, UStVA, Lohn).
Zum Test →Free-Tarif bis 3 Rechnungen/Monat, beste mobile App – gut, wenn du Belege unterwegs erfasst.
Zum Test →Den vollständigen Funktionsvergleich aller sechs Programme findest du im E-Rechnung-Software-Vergleich; welche Software generell zu dir passt, im Ratgeber Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.
Mit BillingEngine erfüllst du die Empfangspflicht und kannst freiwillig E-Rechnungen erstellen – dauerhaft kostenlos bis 3 Rechnungen im Monat.
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Nein – und zwar dauerhaft. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde in § 34a UStDV geregelt, dass Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit sind. Diese Befreiung gilt ohne zeitliche Begrenzung, also auch nach 2028. Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben – oder freiwillig E-Rechnungen ausstellen.
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen ohne Ausnahme – auch für Kleinunternehmer. Wenn ein Lieferant eine E-Rechnung im XML-Format schickt, musst du sie annehmen, lesen können und unverändert archivieren. Laut BMF genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach.
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Leseansicht. Zum Anzeigen brauchst du entweder eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Funktion oder einen E-Rechnungs-Viewer. Am praktischsten ist eine Software, die eingehende E-Rechnungen automatisch einliest, anzeigt und GoBD-konform archiviert – kostenlose Einstiege gibt es z. B. bei BillingEngine.
Rechtlich musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen. Praktisch kann es aber sinnvoll sein: Größere Firmenkunden stellen ihre Eingangsprozesse komplett auf E-Rechnung um und bevorzugen Lieferanten, die das Format liefern. Bei öffentlichen Aufträgen des Bundes ist die XRechnung ohnehin vorgeschrieben. Mit passender Software erzeugst du E-Rechnungen mit einem Klick.
Nicht zwingend. Für die reine Empfangspflicht genügen ein E-Mail-Postfach und eine geordnete, unveränderte Aufbewahrung der Dateien. Eine Buchhaltungssoftware nimmt dir aber das Anzeigen, Prüfen und Archivieren ab und macht dich zukunftssicher, falls du die Kleinunternehmerregelung später verlässt – dann greift für dich die reguläre Ausstellungspflicht.