Schritt-für-Schritt-Anleitung

Lohnabrechnung selbst machen: So geht's 2026

Keine Pflicht zum Steuerberater: Mit moderner Lohnsoftware kannst du Löhne und Gehälter rechtssicher selbst abrechnen. Diese Anleitung führt vom ersten Mitarbeiter bis zur monatlichen Routine – aus über sieben Jahren eigener Praxis.

5 Schritte SV-Sätze 2026 aktuell Aus eigener Praxis seit 2018

Schritt 1: Betriebsnummer beantragen

Bevor du den ersten Mitarbeiter anmelden kannst, brauchst du eine Betriebsnummer. Die gibt es kostenlos beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (online). Sie identifiziert deinen Betrieb bei allen Sozialversicherungs-Meldungen.

Schritt 2: Mitarbeiter anmelden

Sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter meldest du über das DEÜV-Verfahren bei ihrer Krankenkasse an, Minijobber bei der Minijob-Zentrale. Dafür brauchst du: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Geburtsdatum und die Vertragsdaten (Gehalt, Arbeitszeit, Beginn). Gute Lohnsoftware erledigt die Anmeldung elektronisch direkt aus dem Programm.

Wichtig bei Branchen mit Sofortmeldepflicht (z. B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung): Die Anmeldung muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme erfolgen.

Schritt 3: Lohnsoftware einrichten

Theoretisch geht Lohnabrechnung auch per Hand – praktisch ist das wegen der Melde- und Berechnungspflichten kaum fehlerfrei machbar. Lohnsoftware wie unser Testsieger Lexware Office Lohn & Gehalt (ab 12,90 €/Monat) führt per Assistent durch die Einrichtung: Firmendaten, Betriebsnummer, Mitarbeiter-Stammdaten, Krankenkassen. Einmal angelegt, ist die monatliche Abrechnung Routine.

Schritt 4: Monatlich abrechnen und melden

Jeden Monat stößt du die Abrechnung an (bei festen Gehältern: wenige Klicks; bei Stundenlöhnen: Stunden erfassen). Die Software berechnet Brutto, Abzüge und Arbeitgeberanteile und übermittelt automatisch:

  • Beitragsnachweise an die Krankenkassen (Frist: drittletzter Bankarbeitstag des Monats)
  • Lohnsteueranmeldung via ELSTER ans Finanzamt – monatlich (Vorjahres-Lohnsteuer über 5.000 €), vierteljährlich (1.080–5.000 €) oder jährlich (unter 1.080 €), jeweils bis zum 10. Tag nach Zeitraumende
  • DEÜV-Meldungen bei Ein-/Austritten und zum Jahreswechsel
Sozialversicherung 2026 Beitragssatz gesamt davon Arbeitgeber
Rentenversicherung 18,6 % 9,3 %
Arbeitslosenversicherung 2,6 % 1,3 %
Krankenversicherung 14,6 % + Zusatzbeitrag (Ø 2,9 %) die Hälfte
Pflegeversicherung 3,6 % (Kinderlose ab 23: 4,2 %) 1,8 % (Zuschlag trägt der Arbeitnehmer; Sachsen abweichend)

Stand 2026, ohne Gewähr. Die Software rechnet immer mit den aktuellen Sätzen – das ist der große Vorteil gegenüber Excel.

Schritt 5: Unterlagen aufbewahren

Lohnunterlagen (Lohnkonten, Abrechnungen, Meldungen) musst du mindestens 6 Jahre aufbewahren. Cloud-Lohnsoftware archiviert automatisch GoBD-konform – ein Ordner-Archiv brauchst du nicht mehr.

Praxis-Tipp der Redaktion: Wir rechnen seit 2018 selbst ab (vorher externer Lohnbuchhalter). Der Aufwand nach der Einrichtung: wenige Minuten pro Monat. Kritisch ist nur die Ersteinrichtung – dafür die 30-tägige Gratis-Phase von Lexware Office nutzen, in der das Lohn-Modul enthalten ist.

Zu kompliziert? Dann gib die Abrechnung an ein Lohnbüro ab 8,90 €/Fall ab — immer noch deutlich günstiger als der Steuerberater. Was welcher Weg kostet: Lohnkosten-Rechner →

Häufige Fragen

Ja – es gibt keine Pflicht, einen Steuerberater oder Lohnbuchhalter zu beauftragen. Verantwortlich für korrekte Abgaben bleibst du als Arbeitgeber; moderne Lohnsoftware berechnet und meldet automatisch rechtssicher.
Je nach Vorjahres-Lohnsteuer: über 5.000 € monatlich, 1.080–5.000 € vierteljährlich, unter 1.080 € jährlich – jeweils bis zum 10. Tag nach Zeitraumende elektronisch via ELSTER. Lohnsoftware übernimmt das automatisch und fristgerecht.
Fehler lassen sich in der Folgeabrechnung korrigieren (Rückrechnung) – gute Software unterstützt das automatisch. Bei zu wenig abgeführten Beiträgen können Säumniszuschläge anfallen, daher lieber die Software rechnen lassen statt Excel. Im Zweifel hilft die Krankenkasse oder das Finanzamt kostenlos weiter.
Bei festen Gehältern und eingerichteter Software: wenige Minuten pro Monat (eigene Erfahrung der Redaktion seit 2018). Bei Stundenlöhnen kommt die Zeiterfassung dazu. Nur die Ersteinrichtung braucht ein paar Stunden Sorgfalt.

Starte mit dem Testsieger

Lexware Office Lohn & Gehalt: Assistent-geführte Abrechnung, alle Meldungen automatisch – 30 Tage kostenlos testen inklusive Lohn-Modul.

Jetzt gratis testen → (Anzeige)