Neun der 15 Rechnungsprogramme in unserem Vergleich lassen sich dauerhaft ohne Bezahlung nutzen. Jeder dieser Gratis-Tarife hat allerdings eine Grenze, die ihn für bestimmte Betriebe unbrauchbar macht, etwa drei Rechnungen im Monat, drei Kundenkontakte oder ein Logo des Anbieters auf jeder Rechnung. Diese Seite zeigt die Grenzen nebeneinander.
Aufgenommen haben wir nur Tarife, die der Anbieter ohne zeitliche Begrenzung kostenlos anbietet. Eine Testphase erfüllt das nicht, auch wenn manche Anbieter sie so bewerben: BuchhaltungsButler nennt in seinem Menü ein „Gratis Rechnungsprogramm“, angeboten werden auf der verlinkten Seite aber nur ein 14-Tage-Test und auf der Preisseite kein kostenloser Tarif. FastBill, WISO MeinBüro, Billomat und orgaMAX lassen sich ebenfalls nur befristet ausprobieren, Lexware Office hat keinen Gratis-Tarif.
Bei zwei Anbietern führt die Testphase automatisch in den Gratis-Tarif: sevDesk wechselt nach 14 Tagen, easybill nach einem 7-Tage-Test des Premium-Pakets. Das ist praktisch, weil keine Kündigung nötig ist; die zusätzlichen Funktionen der Testzeit fallen danach aber weg.
Kostenlose Buchhaltungsprogramme mit EÜR sind ein eigenes Thema, das wir unter kostenlose Buchhaltungssoftware behandeln. Hier geht es ausschließlich um Rechnungen, Angebote und Mahnungen.
Stand Oktober 2026, geprüft auf den Preisseiten der Anbieter. Preise ohne Gewähr.
| Programm | Grenze im Gratis-Tarif | E-Rechnung gratis | Wiederkehrende Rechnungen gratis | Erster Bezahltarif (netto) |
|---|---|---|---|---|
| sevDesk | bis 3 (E-)Rechnungen pro Monat; keine Bankanbindung, keine Belegerfassung | ja, ZUGFeRD und XRechnung | nein (ab Buchhaltung) | 9,90 € jährlich / 11,90 € monatlich1 |
| BillingEngine | 3 Rechnungen, 3 Angebote, 3 Belege pro Monat; 1 Nutzer; Wasserzeichen auf den PDFs | ja, jede Rechnung ZUGFeRD und XRechnung | nein (ab Basic) | 6 € jährlich / 7,50 € monatlich |
| easybill | 50 Dokumente pro Monat (auch erfasste Belege zählen), 3 Kontakte; Archivierungskosten möglich | ja, ZUGFeRD und XRechnung | nein (ab Professional) | 9 € jährlich / 12 € monatlich |
| Papierkram | keine Rechnungsgrenze gefunden; Papierkram-Logo auf den Dokumenten, 100 MB Speicher | Format offen2 | nein (ab S) | 12,90 € jährlich / 15,90 € monatlich |
| SumUp Rechnungen | 4 Rechnungen pro Monat laut Tabelle und FAQ; die Tarifkarte nennt „unbegrenzt“ | ja, bis 4 pro Monat | laut Tabelle ja | 8 € jährlich / 10 € monatlich |
| Zervant | widersprüchlich: „unbegrenzt“ laut Tarifkarte, 5 pro Monat laut FAQ | widersprüchlich3 | nein (ab Plus) | 9 € jährlich / 11 € monatlich4 |
| Fakturen | 1 ZUGFeRD-Rechnung pro Tag im Editor ohne Konto; Fakturen-Logo | nur ZUGFeRD (XRechnung erst im Abo) | nein (nur Pro) | 9,99 € brutto monatlich (Gründerpreis) |
| Fakturama | keine; Open Source, lokal installiert (Windows, macOS, Linux) | ZUGFeRD-Export | nicht belegt | kein Bezahltarif |
| 123RECHNUNG | keine; Freeware nur für Windows | nein | nicht belegt | kein Bezahltarif |
1 sevDesk nennt monatlich 11,90 € auf der Tarifkarte und 12,90 € in Vergleichstabelle und FAQ. 2 Papierkram markiert im Free-Tarif „E-Rechnungen erstellen“ als enthalten, „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“ nicht. 3 Zervant: XRechnung laut Preis-FAQ auch kostenlos, laut E-Rechnungsseite nicht. 4 Zervant netto nur mit USt-IdNr., sonst zzgl. 25,5 % finnischer Umsatzsteuer.
Die richtige Wahl hängt weniger vom Programm ab als davon, wie viele Rechnungen an wie viele verschiedene Kunden gehen und ob diese Kunden Unternehmen sind, die künftig eine E-Rechnung verlangen. Für die beiden getesteten Programme übernehmen wir die Note aus dem Einzeltest; alle anderen sind nach Anbieterangaben eingeordnet. Provision spielt bei dieser Auswahl keine Rolle: Papierkram, Fakturen und Fakturama empfehlen wir ohne Partnerprogramm.
easybill Free ist der großzügigste Gratis-Tarif mit E-Rechnung: 50 Dokumente im Monat einschließlich ZUGFeRD und XRechnung, dazu Angebote und Mahnungen. Die Grenze von drei Kontakten macht ihn ideal für Selbstständige mit wenigen festen Auftraggebern und ungeeignet für alle, die viele verschiedene Kunden haben. Zu beachten ist außerdem, dass erfasste Belege mitzählen und laut Preisseite auch für Free-Kunden je nach Dokumentenbestand Archivierungskosten anfallen können. Der Wechsel kostet als Starter 9 € bei Jahreszahlung und 12 € monatlich, Professional 25 € bzw. 39 €, Premium 37 € bzw. 45 €.
Der kostenlose Tarif von sevDesk erlaubt bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat. Bankanbindung und Belegerfassung fehlen, Zahlungseingänge markierst du von Hand als bezahlt. Der Vorteil liegt im Weg nach oben: Wer später seine Buchhaltung selbst machen möchte, wechselt im selben Programm in den Tarif Buchhaltung, statt Kunden und Rechnungen umzuziehen. Details im sevDesk-Test.
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BillingEngine Free deckt drei Rechnungen, drei Angebote und drei Belege im Monat für einen Nutzer ab. Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD- und XRechnung, die PDFs tragen allerdings ein Wasserzeichen, und wiederkehrende Rechnungen sowie das Mahnwesen fehlen. Für 6 € im Monat bei Jahreszahlung fallen diese Grenzen weitgehend. Mehr im BillingEngine-Test.
Papierkram Free ist der einzige Cloud-Tarif im Vergleich ohne erkennbare Rechnungsgrenze. Dafür trägt jedes Dokument das Papierkram-Logo, der Speicher ist auf 100 MB begrenzt, und Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen, DATEV-Export, Bankabruf und App fehlen. Ob der Gratis-Tarif XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, lässt die Preisseite offen; laut Tabelle ist Free außerdem nicht GoBD-zertifiziert, die Abo-Versionen sind es. Für Kleinunternehmer und Privatkundengeschäft, wo eine PDF-Rechnung weiterhin zulässig ist, kann das genügen. Die Abo-Tarife kosten S 12,90 € bzw. 15,90 €, M 24,90 € bzw. 29,90 € und L 49,90 € bzw. 59,90 € (jährlich bzw. monatlich).
Wer nur ab und zu eine E-Rechnung an einen Geschäftskunden schicken muss, kann den kostenlosen Editor von Fakturen ohne Konto nutzen: eine ZUGFeRD-Rechnung pro Tag, mit Fakturen-Logo. XRechnung, weitere Dokumentarten, Rechnungseingang und unbegrenzte Rechnungen gibt es erst im Abo, das der Anbieter nur brutto ausweist (Plus Solo 9,99 € im Monat als Gründerpreis).
Fakturama ist Open Source und damit ohne jede Mengengrenze kostenlos. Die Software läuft lokal unter Windows, macOS und Linux, erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen und braucht LibreOffice oder OpenOffice für die Dokumente. Datensicherung und eine GoBD-konforme Ablage organisierst du selbst; was das konkret heißt, steht unter Rechnungsprogramm ohne Abo.
Bei drei Gratis-Tarifen sagen Preisseite, Tabelle und FAQ desselben Anbieters nicht dasselbe. Wir haben die Angaben nicht geglättet, sondern führen beide; vor der Entscheidung lohnt eine Nachfrage beim Anbieter.
Die Tarifkarte von Zervant Free verspricht „unbegrenzte Angebote & Rechnungen“, das FAQ derselben Preisseite spricht von einem monatlichen Rechnungslimit von 5. Zur E-Rechnung schreibt das Preis-FAQ, XRechnungen würden in der kostenlosen Version angeboten, während die E-Rechnungsseite des Anbieters sagt, der kostenlose Plan ermögliche hauptsächlich PDF-Rechnungen. Auch die Tarifnamen sind uneinheitlich (Start und Plus auf den Karten, Starter und Pro in den Empfehlungstexten). Die Bezahltarife kosten Start 9 € bei Jahreszahlung und 11 € monatlich, Plus 20 € bzw. 25 €; netto gilt das nur mit USt-IdNr., ohne sie kommen 25,5 % finnische Umsatzsteuer hinzu. Wiederkehrende Rechnungen gibt es erst in Plus, eine App für iOS und Android in allen Tarifen.
SumUp Rechnungen, der Nachfolger des eingestellten Debitoor, wirbt auf der Tarifkarte des kostenlosen Abos mit einer „unbegrenzten Anzahl an Rechnungen und Angeboten“. Vergleichstabelle und FAQ nennen dagegen 4 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Kalendermonat, dazu eine Standard-Vorlage und eine Rechnungssprache; empfangene E-Rechnungen sind unbegrenzt. Plus kostet 8 € bei Jahreszahlung und 10 € monatlich. Die E-Rechnungsseite bewirbt zusätzlich 4 € im Monat im Jahresabo; das ist ein Aktionsrabatt von 50 % und nicht der reguläre Preis. Den automatischen Zahlungsabgleich gibt es über das SumUp-Geschäftskonto.
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In der Vergleichstabelle von Papierkram ist die Zeile „E-Rechnungen erstellen“ für Free als enthalten markiert, die Zeile „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“ dagegen nicht. Da eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ein Format nach der europäischen Norm voraussetzt, also in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD, bleibt offen, was der Gratis-Tarif genau erzeugt.
Ein Gratis-Tarif ist ein guter Start, wird aber in vier Situationen zur Bremse. Erstens, sobald du regelmäßig an Unternehmen in Deutschland abrechnest und die Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen für dich endet; dann muss jede dieser Rechnungen eine E-Rechnung sein (Fristen unter E-Rechnungspflicht). Zweitens, wenn Kunden nicht pünktlich zahlen und du ein Mahnwesen mit mehreren Stufen brauchst. Drittens bei Abo- oder Wartungsverträgen, für die wiederkehrende Rechnungen Zeit sparen, und viertens, wenn die Zahlungseingänge automatisch mit dem Bankkonto abgeglichen werden sollen.
Wer dann ohnehin bezahlt, sollte das Gesamtpaket betrachten. In unserem Vergleich aller 15 Rechnungsprogramme ist Lexware Office das beste Gesamtpaket: Rechnungen, Mahnungen und E-Rechnungen ab Tarif M für 12,90 € im Monat, die Buchhaltung ab L. Neukunden erhalten laut Preisseite 50 % Rabatt in den ersten drei Monaten. Lexware Office ansehen → (Anzeige)
Stand Oktober 2026. Alle Angaben wurden am 08.10.2026 auf den Preis- und Funktionsseiten der Anbieter geprüft. Preise ohne Gewähr; Links mit dem Zusatz (Anzeige) sind Partnerlinks, über die wir bei einem Abschluss eine Provision erhalten, ohne dass sich der Preis für dich ändert.
Für den Start reichen Gratis-Tarife oft aus. easybill Free ist am großzügigsten, solange die Zahl der Kunden klein bleibt; sevDesk Free ist der bessere Einstieg, wenn später die Buchhaltung im selben Programm dazukommen soll.
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