Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen: Empfangen musst du schon seit 2025, das Ausstellen wird ab 2027 bzw. 2028 Pflicht. Hier findest du alle Fristen, die 800.000-€-Grenze, sämtliche Ausnahmen – und was du jetzt konkret tun solltest.
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (März 2024) im Umsatzsteuergesetz verankert und tritt in Stufen in Kraft. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangen (Pflicht ohne Übergangsfrist seit 2025) und Ausstellen (Pflicht mit Übergangsfristen bis 2027/2028):
Rechtsgrundlagen: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen). Diese Tabelle gibt es auch als offenen, maschinenlesbaren Datensatz (CC BY 4.0).
Für die erste Stufe der Ausstellungspflicht ab 2027 zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG des Vorjahres – also dein Gesamtumsatz des Jahres 2026. Drei häufige Missverständnisse:
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung werden. Diese Fälle sind dauerhaft ausgenommen:
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – eine per E-Mail verschickte PDF ist seit 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung". Zulässig sind insbesondere:
Wer nach Ablauf seiner Übergangsfrist weiter Papier- oder PDF-Rechnungen an Geschäftskunden stellt, erfüllt die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht nicht ordnungsgemäß. Die praktischen Folgen:
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Das hängt vom Umsatz ab: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin gelten Übergangsregelungen, nach denen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt sind. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG des jeweiligen Vorjahres. Für die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 zählt also der Gesamtumsatz des Jahres 2026 – nicht der Gewinn und nicht nur die B2B-Umsätze.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Eine einfache PDF-Datei gilt seit 2025 nur noch als sonstige Rechnung – sie darf übergangsweise mit Zustimmung des Empfängers noch verwendet werden, erfüllt die Ausstellungspflicht nach Fristablauf aber nicht mehr.
Wer nach Ablauf der Übergangsfristen verpflichtet ist und trotzdem eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, erfüllt seine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht nicht ordnungsgemäß. Für den Empfänger kann dadurch der Vorsteuerabzug gefährdet sein – Geschäftskunden werden konforme E-Rechnungen daher aktiv einfordern und Rechnungen im falschen Format zurückweisen.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße. Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach; zusätzlich müssen die Rechnungen unverändert und maschinenlesbar archiviert werden.
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV), Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sowie Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und an ausländische Unternehmen.
Das zweite BMF-Schreiben unterscheidet erstmals klar zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern: Bei einem Formatfehler (fehlerhafte XML-Struktur) liegt gar keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG vor, inhaltliche Geschäftsregelfehler sind dagegen heilbar. Außerdem empfiehlt das BMF Validierungsverfahren vor Versand und bei Empfang, und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil stehen – Verweise auf Anhänge oder Links genügen nicht.