Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Muster (§19 UStG)

📋 Die kurze Antwort

• ✓9 Pflichtangaben nach §14 UStG müssen drauf — gleich wie bei jeder Rechnung
• ✓Kein Umsatzsteuer-Ausweis (weder Betrag noch Prozent)
• ✓§19-Hinweis Pflicht: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• ✓10 Jahre GoBD-konform archivieren — Word/Excel reicht nicht mehr

Die 9 Pflichtangaben nach §14 UStG

Diese 9 Angaben sind für jede Rechnung Pflicht — auch als Kleinunternehmer. Fehlt eine, kann der Empfänger die Rechnung zurückweisen oder sie ist für seinen Betriebsausgabenabzug nicht gültig.

1. 1 Name und Anschrift des Leistenden (du) — Vollständige Adresse, wie sie auch im Impressum steht.
2. 2 Name und Anschrift des Empfängers — Bei Privatkunden Vor- und Nachname, bei Firmen die volle Firmenbezeichnung.
3. 3 Steuernummer oder USt-IdNr. — Eine von beiden reicht. Die USt-IdNr. kannst du auch als Kleinunternehmer beantragen, wenn du in der EU verkaufst.
4. 4 Ausstellungsdatum — Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst.
5. 5 Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer — Lückenlos, einmalig. Empfohlen: Jahr + laufende Nummer (2026-001, 2026-002, …).
6. 6 Art und Menge der Leistung — Konkrete Beschreibung der erbrachten Leistung oder Ware. Vage Begriffe wie „Beratungsleistung" sind nicht zulässig.
7. 7 Leistungszeitpunkt — Wann wurde die Leistung erbracht? Bei einmaligen Leistungen ein konkretes Datum, bei laufenden ein Zeitraum.
8. 8 Rechnungsbetrag (Nettobetrag) — Als Kleinunternehmer ist das gleichzeitig der Endbetrag — du weist keine Umsatzsteuer aus.
9. 9 Hinweis auf Steuerbefreiung (§19 UStG) — Dies ist der entscheidende Unterschied zu „normalen" Rechnungen. Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Muster-Rechnung Kleinunternehmer

So sieht eine vollständige Kleinunternehmer-Rechnung aus:

E-Rechnungspflicht seit 1.1.2025: Was ändert sich für Kleinunternehmer?

Seit 1. Januar 2025 müssen B2B-Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung empfangbar sein (XRechnung oder ZUGFeRD-Format). Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.

Allerdings: Es gibt Übergangsfristen für das Ausstellen:

• Bis 31.12.2026: Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1.1.2027: Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung — bei Vorjahresumsatz über 800.000 €.
• Ab 1.1.2028: Pflicht für alle B2B-Rechnungen — auch Kleinunternehmer.

Empfangsseitig schon jetzt Pflicht: Du musst bereits seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können (per E-Mail reicht).

→ E-Rechnung 2025: Welche Software unterstützt XRechnung & ZUGFeRD?

Welche Software macht das automatisch?

Alle unsere getesteten Buchhaltungsprogramme fügen den §19-Hinweis automatisch ein, wenn du deinen Status korrekt eingestellt hast. Empfehlung für Kleinunternehmer: