E-Rechnung Pflicht ab 2025

E-Rechnung Software 2026:
Die besten Programme für XRechnung & ZUGFeRD

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Wir zeigen dir, welche Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig unterstützt – inklusive kostenloser Option.

📅 Stand: Mai 2026 🔍 6 Programme getestet ✅ Alle mit E-Rechnung-Support ⚖️ Redaktionell unabhängig

⚡ Auf einen Blick – E-Rechnung in Deutschland 2026

Pflicht seit
01.01.2025 (B2B-Empfang)
Formate
XRechnung (XML) + ZUGFeRD (PDF+XML)
Getestete Tools
6 Programme – alle mit E-Rechnung
Unsere Empfehlung
BillingEngine (gratis) · sevDesk · Lexware Office

Was ist eine E-Rechnung? XRechnung vs. ZUGFeRD erklärt

Eine E-Rechnung ist keine gewöhnliche PDF-Datei per E-Mail – sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei zwei Hauptformate.

📄

XRechnung

Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Der Standard für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G). Vollständig maschinenlesbar – kein menschenlesbares PDF enthalten.

  • Pflichtformat für Bundesbehörden
  • Vollständige Maschinenlesbarkeit
  • Einfache automatische Verarbeitung
📎

ZUGFeRD

Hybridformat: Ein menschenlesbares PDF kombiniert mit einer eingebetteten XML-Datei. Sehr beliebt im deutschen B2B-Bereich, da die Rechnung sowohl optisch lesbar als auch automatisiert verarbeitbar ist.

  • PDF + XML in einer Datei
  • Für B2B ideal geeignet
  • Leicht an Kunden verständlich
⚖️

Wer ist betroffen?

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, die B2B-Rechnungen an inländische Empfänger stellen oder erhalten.

  • Ab 01.01.2025: E-Rechnungen empfangen Pflicht
  • Bis 31.12.2026: Versand übergangsweise auch als PDF/Papier (mit Zustimmung)
  • Ab 01.01.2027: E-Rechnungsversand verpflichtend
Wichtig: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls betroffen, wenn sie B2B-Rechnungen an andere inländische Unternehmer stellen. Nur Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen.

E-Rechnung-Features im Vergleich: Alle 6 Programme

Stand: Mai 2026. Preise ohne Gewähr.

Software XRechnung ZUGFeRD Empfang Versand Einstiegspreis Gratis-Test
BillingEngine Tipp E-Rechnung ✓ ✓ ✓ ✓ Kostenlos (bis 3 Rechnungen/Monat) Dauerhaft gratis
sevDesk Testsieger ✓ ✓ ✓ ✓ ab ca. 9 €/Monat 14 Tage
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* Preise und Features können sich ändern. Bitte auf der jeweiligen Anbieterseite prüfen.

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Redaktionswertung
Vorteile
  • Dauerhaft kostenlos (3 Rechnungen/Monat)
  • XRechnung & ZUGFeRD vollständig unterstützt
  • E-Rechnungen empfangen und versenden
  • Einfache, schnelle Bedienung
  • DSGVO-konform, deutsche Server
Nachteile
  • Kostenloses Limit: nur 3 Rechnungen/Monat
  • Weniger Buchhaltungsfunktionen als sevDesk
  • Kein DATEV-Export im Free-Tarif
E-Rechnung-Funktionen
9.6
Bedienkomfort
9.0
Preis-Leistung
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  • Automatischer E-Rechnungs-Empfang
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Nachteile
  • Kein dauerhaft kostenloser Tarif
  • Günstigster Plan mit wenig Belegen
E-Rechnung-Funktionen
9.5
Gesamtfunktionen
9.6
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  • Günstigster Einstieg ab ca. 7 €/Monat
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  • 30 Tage kostenloses Testen
  • GoBD-konform zertifiziert
  • Große Community & Support
Nachteile
  • Automatisierungen erst in höheren Tarifen
  • App-Funktion eingeschränkt
E-Rechnung-Funktionen
9.3
Preis-Leistung
9.4
Einsteigerfreundlichkeit
9.1
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XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?

Beide Formate sind gemäß EU-Norm EN 16931 strukturierte elektronische Rechnungen, unterscheiden sich aber in Format und Einsatzgebiet deutlich:

XRechnung im Detail

  • Reines UBL- oder CII-XML-Format
  • Keine visuelle Darstellung im Standard
  • Pflicht für Lieferanten des Bundes seit 2020
  • Viele Länder & Kommunen nutzen XRechnung
  • Viewer-Software zum Lesen erforderlich

ZUGFeRD im Detail

  • PDF/A-3 Datei mit eingebettetem XML
  • Visuell lesbar wie normale PDF-Rechnung
  • Beliebt im B2B-Mittelstand
  • Aktuell: ZUGFeRD 2.3 (Factur-X kompatibel)
  • Einfacher Einstieg, kein Viewer nötig

Welche Unternehmen müssen ab wann E-Rechnung nutzen?

Das Wachstumschancengesetz regelt die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht:

Zeitraum Regelung Betroffene
Ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen verpflichtend Alle umsatzsteuerpflichtigen deutschen Unternehmen (B2B)
Bis 31.12.2026 Übergangsregelung: Versand auch als PDF/Papier (mit Zustimmung) Alle Unternehmen
Ab 01.01.2027 E-Rechnungsversand verpflichtend (Umsatz > 800.000 €) Große Unternehmen
Ab 01.01.2028 E-Rechnungsversand verpflichtend für alle Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen

E-Rechnung empfangen: Was muss die Software können?

Da der Empfang seit 2025 Pflicht ist, sollte jede Buchhaltungssoftware folgende Funktionen mitbringen:

  • ✓ Einlesen von XRechnung-XML-Dateien
  • ✓ Einlesen von ZUGFeRD-PDFs
  • ✓ Automatische Datenzuordnung zu Buchungen
  • ✓ GoBD-konforme Archivierung
  • ✓ Validierung der Formatkonformität
  • ✓ Weiterleitung an Steuerberater möglich

E-Rechnung versenden: Was muss die Software können?

Beim Versand von E-Rechnungen ist entscheidend, dass die Daten korrekt nach EN 16931 strukturiert ausgegeben werden:

  • ✓ Export als XRechnung (UBL oder CII)
  • ✓ Export als ZUGFeRD-PDF
  • ✓ Direkte E-Mail-Versendung aus der Software
  • ✓ Routing-ID & Leitweg-ID für Behörden
  • ✓ Pflichtfelder-Validierung vor dem Versand
  • ✓ Aufbewahrung der gesendeten Rechnungen

Häufige Fragen zur E-Rechnung Software

  • Für den B2B-Bereich gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung als Pflicht für inländische Umsätze. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen übergangsweise noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 entfällt diese Übergangsfrist für größere Unternehmen (Umsatz > 800.000 €), ab 2028 für alle.

  • XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung – es enthält nur maschinenlesbare Daten und wird vor allem für Rechnungen an Behörden genutzt. ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate sind EU-konform und für deutsche Unternehmen zugelassen. Für den B2B-Bereich empfiehlt sich ZUGFeRD wegen besserer Lesbarkeit.

  • BillingEngine bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif an, der E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format vollständig unterstützt. Bis zu 3 Rechnungen pro Monat sind kostenlos erstellbar. Für höhere Volumina bieten alle getesteten Tools kostenlose Testphasen von 14 bis 30 Tagen.

  • Ja. Seit 1. Januar 2025 sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das bedeutet, du musst technisch in der Lage sein, strukturierte Rechnungen im XML-Format entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das Versenden ist noch übergangsweise reguliert.

  • Für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) ist XRechnung das vorgeschriebene Format und ZUGFeRD wird dort nicht akzeptiert. ZUGFeRD ist vor allem für den B2B-Bereich relevant. Manche Bundesländer und Kommunen akzeptieren auch ZUGFeRD – prüfe dies im Einzelfall.

  • Ja, sofern die Übertragung und Speicherung sicher erfolgt. Alle hier getesteten Cloud-Tools (BillingEngine, sevDesk, Lexware Office, FastBill, WISO MeinBüro, BuchhaltungsButler) erfüllen DSGVO-Anforderungen mit deutschen oder EU-Rechenzentren und entsprechenden Auftragsverarbeitungsverträgen.

  • Normale PDF-Rechnungen können nicht nachträglich in gültige E-Rechnungen umgewandelt werden, da das strukturierte XML-Format die Ursprungsdaten korrekt abbilden muss. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Funktion erstellt die Rechnungen direkt im richtigen Format – du gibst die Daten ein, die Software generiert automatisch die konforme E-Rechnung.

  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind von der Empfangspflicht seit 2025 ebenfalls betroffen, wenn sie Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Bei der Versandpflicht ab 2027/2028 können Kleinunternehmer übergangsweise ausgenommen sein – prüfe die aktuellen Regelungen mit deinem Steuerberater.

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