Gehaltsabrechnung Software: Die besten Programme für die Entgeltabrechnung 2026

Die kurze Antwort

• Beste Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Betriebe: Lexware Office Lohn & Gehalt (ab 12,90 €/Monat) – erzeugt die Abrechnung nach Entgeltbescheinigungsverordnung, meldet automatisch und bucht in die Buchhaltung
• Beste eigenständige Lösung: Sage Payroll (20 €/Monat inkl. 5 Mitarbeiter) – transparente Tarife, HR-Funktionen, Mitarbeiter-App
• Gehalt, Lohn, Entgelt: Jede gute Software beherrscht alle drei – Festgehalt, Stundenlohn und den Oberbegriff Entgeltabrechnung mit Minijobs und Einmalzahlungen
• Nichts selbst machen? Lohnhelden erstellt die Abrechnungen ab 8,90 € je Mitarbeiter und Monat – günstiger als jeder Steuerberater

Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung – was suchst du eigentlich?

Die Suche nach „Gehaltsabrechnung Software“ führt zu denselben Programmen wie die nach Lohnsoftware – und das ist kein Zufall. Der Unterschied liegt nur in der Art des Bezugs: Ein Gehalt ist ein fester Monatsbetrag, ein Lohn wird nach Stunden abgerechnet und schwankt. Die Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff, den auch die Verordnung verwendet, die den Inhalt der Abrechnung vorschreibt. Jedes Programm in diesem Vergleich beherrscht alle drei Formen, dazu Minijobs, Einmalzahlungen und geldwerte Vorteile.

Wenn du dagegen wissen willst, was die einzelnen Posten auf deiner Abrechnung bedeuten – Steuerklasse, SV-Tage, Zusatzbeitrag –, bist du auf der Erklärseite besser aufgehoben: Gehaltsabrechnung verstehen: Abzüge und Positionen erklärt →. Diese Seite hier ist für Arbeitgeber, die Abrechnungen erstellen müssen.

Was eine Gehaltsabrechnung enthalten muss – und was das für die Software heißt

Nach § 108 der Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine Abrechnung in Textform, sobald sich gegenüber der letzten Abrechnung etwas ändert. Welche Angaben mindestens hineingehören, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) in § 1 – und die Liste ist lang. Wir haben sie in die drei Blöcke sortiert, in denen sie auf jeder Abrechnung auftauchen:

Zusätzlich ist die Abrechnung ausdrücklich als Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO zu kennzeichnen (§ 1 Abs. 4 EBV). Wortlaut: gesetze-im-internet.de, geprüft 22.09.2026.

Kein Arbeitgeber tippt das jeden Monat von Hand. Aus der Liste ergibt sich deshalb direkt, was eine Gehaltsabrechnungssoftware können muss – und das sind unsere Vergleichskriterien:

• EBV-konforme Abrechnung automatisch erzeugen, als PDF archivieren und dem Mitarbeiter bereitstellen – per Portal, App oder E-Mail
• Stammdaten aus amtlichen Verfahren ziehen: Steuermerkmale über ELStAM, Krankenkasse und Beitragsgruppen einmal anlegen, danach automatisch fortschreiben
• Rechengrößen per Update: Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen, Lohnsteuertabellen und die Minijob-Grenze (2026: 603 €) dürfen nie von Hand gepflegt werden müssen
• Meldewesen inklusive: DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung elektronisch – die Abrechnung allein reicht nicht
• Einmalzahlungen und Sonderfälle: Urlaubs- und Weihnachtsgeld (Märzklausel), Minijobs, geldwerte Vorteile wie Dienstwagen oder Jobticket korrekt verbeitragen
• Übergabe in die Buchhaltung – direkt oder als Buchungsstapel, damit die Lohnkosten nicht noch einmal erfasst werden müssen

Die Programme im Detail

Lexware Office Lohn & Gehalt – Gehaltsabrechnung als Teil der Buchhaltung

Das Lohn-Modul hängt an der Lexware-Office-Buchhaltung, die wir ohnehin zum Testsieger 2026 gekürt haben. Ein Assistent führt in drei Schritten durch jede Monatsabrechnung: Stammdaten sind einmal angelegt, danach erzeugt das Modul die EBV-konforme Abrechnung, übermittelt SV-Meldungen und Lohnsteueranmeldung über ELSTER und bucht die Lohnkosten direkt in EÜR und UStVA. Gehälter, Stundenlöhne, Minijobs und Einmalzahlungen sind abgedeckt. Unsere Redaktion rechnet damit seit 2018 die Gehälter der eigenen Agentur ab – ohne einen einzigen Meldefehler in über sieben Jahren.

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Sage Payroll – die eigenständige Gehaltssoftware mit HR

Wenn die Buchhaltung woanders läuft, ist Sage Payroll die stärkste reine Gehaltsabrechnungssoftware im Vergleich. Das Preismodell ist das transparenteste am Markt: Essentials 20 €, Standard 30 €, Premium 40 € pro Monat, jeweils fünf Mitarbeiter inklusive, jeder weitere 3, 5 oder 7 €. Alle Tarife rechnen automatisiert inklusive gesetzlicher Meldungen ab und bringen eine Mobile App mit, über die Mitarbeiter ihre Abrechnungen abrufen. Ab Standard kommen Onboarding-Funktionen dazu, Premium ergänzt Schicht- und Einsatzplanung. 30 Tage gratis, monatlich kündbar, bis 150 Mitarbeiter.

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DATALINE Lohnabzug – Desktop-Software mit Jahreslizenz

DATALINE richtet sich an Betriebe, die ihre Gehaltsabrechnung bewusst lokal auf einem Windows-Rechner führen wollen. Die Lizenz gilt für ein Jahr und staffelt nach Abrechnungen pro Monat und Mandanten: LOHN XS für 99 € deckt bis zu fünf Abrechnungen ohne GKV-Zertifikat ab, LOHN S (229 €) bringt das Zertifikat mit, LOHN L (999 €) reicht für 50 Abrechnungen und vier Mandanten, LOHN XL (1.499 €) für 200 Abrechnungen und zehn Mandanten. DEÜV- und ELSTER-Verfahren sind in allen Tarifen enthalten, dazu ein DATEV-Buchungslisten-Export. Preise zzgl. USt., Stand Juli 2026.

Personio – wenn Gehaltsabrechnung Teil der HR-Software sein soll

Personio ist keine reine Gehaltssoftware, sondern eine HR-Suite mit Recruiting, Personalverwaltung und Zeiterfassung – und seit einiger Zeit mit eigener, ITSG-zertifizierter Lohnabrechnung, bei der HR-Stammdaten, Zeiten und Abrechnung in einem System laufen. Wer die Abrechnung beim Steuerberater lassen will, nutzt stattdessen die DATEV-Übergabe (LODAS und Lohn und Gehalt). Preise nennt Personio nur auf Anfrage; für Betriebe unter etwa 20 Mitarbeitern ist der Umfang meist zu groß.

Oder ganz abgeben: Lohnhelden

Wer keine Software bedienen will, gibt die Gehaltsabrechnung an ein spezialisiertes Lohnbüro. Lohnhelden erstellt die Abrechnungen inklusive aller Meldungen und Bescheinigungen ab 8,90 € je Abrechnungsfall, ohne Grundgebühr – bei zehn Mitarbeitern also 89 € im Monat gegenüber 150 bis 250 € beim Steuerberater. Du lieferst monatlich nur Änderungen: neue Mitarbeiter, Stunden, Krankmeldungen.

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Für wen welches Programm?

Fünf Fehler, die gute Software von selbst verhindert

Aus Abrechnungen, die wir in den letzten Jahren gesehen haben – teils aus Excel, teils aus veralteten Programmen –, kehren dieselben Fehler wieder. Sie sind der eigentliche Grund, warum Gehaltsabrechnung heute nicht mehr von Hand gemacht werden sollte:

• Veralteter Zusatzbeitrag. Der kassenindividuelle KV-Zusatzbeitrag ändert sich jährlich (Durchschnitt 2026: 2,9 %). Software zieht den Satz der jeweiligen Krankenkasse automatisch, Excel nicht.
• Steuerklasse nach Heirat oder Trennung nicht angepasst. Über ELStAM holt die Software die aktuellen Merkmale bei jeder Abrechnung ab – der Fehler entsteht nur, wenn jemand die Klasse von Hand einträgt.
• Pflegeversicherung ohne Kinderberücksichtigung. Kinderlose ab 23 zahlen 2,4 % statt 1,8 %, ab dem zweiten Kind unter 25 sinkt der Beitrag je 0,25 Punkte. Die Kennzeichen sind seit der EBV Pflichtangabe – Software rechnet sie mit.
• Beitragsbemessungsgrenzen ignoriert. Oberhalb der Grenzen bleibt das Entgelt beitragsfrei; wer den Deckel vergisst, führt zu viel ab und muss korrigieren.
• Einmalzahlung im falschen Monat verbeitragt. Die Märzklausel ordnet Einmalzahlungen im ersten Quartal unter Umständen dem Vorjahr zu – ein Klassiker, den Lohnsoftware automatisch beachtet.

Was auf der fertigen Abrechnung dann steht und wie sich das Netto zusammensetzt, erklärt Gehaltsabrechnung verstehen →; die aktuellen Beitragssätze und die Anleitung zum Selbermachen stehen unter Lohnabrechnung selbst machen →.