Zwei Gewerbe, eine GbR und ein Einzelunternehmen – oder als Buchhalter für mehrere Mandanten tätig? Wir erklären, was Mandantenfähigkeit wirklich bedeutet, und zeigen, welche Software sich lohnt.
Als „mandantenfähig" gilt eine Buchhaltungssoftware, wenn sie mehrere rechtlich selbstständige Unternehmen – sogenannte Mandanten – in einer einzigen Lizenz oder Programminstanz verwalten kann. Jeder Mandant hat dabei vollständig getrennte Buchungskreise, Belege, Konten und Auswertungen.
Der entscheidende Vorteil: Der Wechsel zwischen den Firmen erfolgt mit wenigen Klicks – ohne separaten Login, ohne zweites Abonnement, ohne Datenvermischung. Das ist besonders relevant für:
⚠️ Wichtig: Die meisten bekannten Cloud-Tools sind für genau eine Firma konzipiert. Wer mehrere Unternehmen verwaltet, zahlt bei Cloud-Lösungen in der Regel für jede Firma separat – das summiert sich schnell. Desktop-Programme hingegen bieten oft unbegrenzte Mandanten im Rahmen einer einmaligen Lizenz.
Zwei grundlegend verschiedene Modelle – mit sehr unterschiedlichen Kosten bei mehreren Firmen
Sinnvoll, wenn jede Firma eigene Buchhaltungsverantwortliche hat oder DATEV-Export benötigt.
Sinnvoll, wenn eine Person mehrere Firmen selbst verwaltet und Kosten sparen will.
| Lösung | Kosten Jahr 1 | Kosten ab Jahr 2 | Mandanten |
|---|---|---|---|
| Lexware Office (3× Starter) | 3 × 94,80 € = 284 €/Jahr | 284 €/Jahr | je eigener Account |
| sevDesk (3× S-Tarif) | 3 × 190 € = 570 €/Jahr | 570 €/Jahr | je eigener Account |
| MonKey Office (1 Lizenz) | ca. 99–149 € einmalig | 0 € (oder kleines Update) | unbegrenzt |
| WISO MeinBüro Desktop | ca. 99 €/Jahr | ca. 99 €/Jahr | mehrere Firmen inklusive |
* Preise ohne Gewähr, Stand Juni 2026. Gerundete Richtwerte.
Was leisten sevDesk, Lexware Office, BuchhaltungsButler, MonKey Office und WISO bei mehreren Firmen?
MonKey Office (von Profibu) ist ein deutsches Desktop-Buchhaltungsprogramm, das explizit mandantenfähig konzipiert wurde. Eine einzige Lizenz deckt beliebig viele Firmen ab. Die Oberfläche ist schlicht gehalten, der Funktionsumfang für EÜR-Rechner und Rechnungsstellung solide.
Ideal für: Selbstständige oder Buchhalter, die mehrere kleine Firmen oder Gewerbe selbst verwalten und keine Cloud benötigen.
WISO MeinBüro gibt es sowohl als Cloud-Version als auch als Desktop-Programm. Die Desktop-Variante unterstützt mehrere Firmen und bietet mit Abstand den größten Funktionsumfang im Test: EÜR, Rechnungsstellung, Angebotswesen, Lohnbuchhaltung (optional) und mehr.
Ideal für: Unternehmer mit mehreren Firmen, die einen größeren Funktionsumfang brauchen und kein reines Cloud-Tool wollen.
→ WISO MeinBüro im ausführlichen TestBuchhaltungsButler ist primär auf Automatisierung (Belegerkennung, Bankabgleich) ausgerichtet. Für Buchhalter und Steuerberater bietet er einen speziellen Kanzlei-Zugang, über den mehrere Mandanten zentral verwaltet werden können – inklusive separater Buchungskreise und automatisierter Belegzuordnung.
Ideal für: Buchhalter oder Steuerberater, die für viele Mandanten buchen und Cloud + Automatisierung priorisieren.
→ BuchhaltungsButler im ausführlichen TestsevDesk ist einer der besten Cloud-Tools im Test – aber er ist nicht für mehrere Firmen in einem Account konzipiert. Jedes Unternehmen benötigt einen eigenen Account und einen eigenen Tarif. Wer trotzdem sevDesk nutzen möchte, kann mehrere Accounts anlegen, muss aber für jede Firma separat zahlen und sich separat einloggen.
Auch Lexware Office ist auf eine Firma pro Account ausgerichtet. Wer jedoch auf Cloud setzen möchte und mehrere Firmen hat, ist hier am günstigsten: Ab 7,90 €/Monat (Starter-Tarif) ist Lexware Office das preiswerteste Cloud-Tool im Test. Zwei Firmen kosten damit ca. 15,80 €/Monat – immer noch weniger als ein sevDesk-Account für eine Firma.
Unsere Empfehlungen je nach Anzahl der Firmen und Nutzungsfall
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| 2–3 eigene Firmen, kein Steuerberater | MonKey Office | Einmalige Lizenz, mandantenfähig, günstigste Gesamtlösung |
| 2–3 Firmen, mehr Funktionsumfang gewünscht | WISO MeinBüro Desktop | Mandantenfähig + stärkster Funktionsumfang im Desktop-Segment |
| Buchhalter/StB mit vielen Mandanten | BuchhaltungsButler | Kanzlei-Modus, Automatisierung, Cloud – ideal für Dienstleister |
| 2 Firmen, Cloud + DATEV-Export wichtig | Lexware Office (2× Starter) | Günstigste Cloud-Option, DATEV-Export, ab 15,80 €/Monat |
| 2 Firmen, Automatisierung + DATEV wichtig | sevDesk (2× Account) | Bester DATEV-Export + Automatisierung, aber höhere Kosten |
Mandantenfähig bedeutet, dass eine Software mehrere rechtlich selbstständige Unternehmen in einer einzigen Lizenz oder Programminstanz verwalten kann. Jeder Mandant hat dabei eigene Buchungskreise, Belege und Auswertungen – aber der Wechsel erfolgt mit wenigen Klicks, ohne separaten Login oder zweites Abonnement.
Nein – nicht im klassischen Sinne. Cloud-Tools sind pro Organisation konzipiert: Jede Firma benötigt einen eigenen Account und einen eigenen Tarif. Es gibt keine zentrale Mandantenverwaltung. Wer zwei Firmen betreibt, zahlt also doppelt.
Echte Mandantenfähigkeit bieten vor allem Desktop-Programme: MonKey Office unterstützt beliebig viele Mandanten in einer Lizenz. WISO MeinBüro Desktop erlaubt ebenfalls mehrere Firmen. BuchhaltungsButler bietet einen Kanzlei-Modus für Buchhalter und Steuerberater.
Bei zwei oder mehr Firmen sind Desktop-Programme wie MonKey Office (einmalige Lizenz ab ca. 99 €) meist deutlich günstiger als Cloud-Tools, bei denen jede Firma einen eigenen Tarif erfordert. Ab drei Firmen amortisiert sich eine Desktop-Lösung in der Regel innerhalb eines Jahres.
BuchhaltungsButler richtet sich primär an Buchhalter und Steuerberater, die für mehrere Mandanten buchen. Über den Kanzlei-Zugang lassen sich mehrere Mandanten zentral verwalten. Für Selbstständige mit zwei eigenen Firmen sind MonKey Office oder WISO MeinBüro Desktop die bessere Wahl.
Für eine Kombination aus Einzelgewerbe und GbR empfehlen wir MonKey Office (Desktop, mandantenfähig, einmalige Lizenz) oder WISO MeinBüro Desktop. Wenn Sie mit einem Steuerberater arbeiten, kann auch Lexware Office mit zwei separaten Accounts eine gute Lösung sein – besonders wenn DATEV-Export wichtig ist.
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