Eine Rechnungsvorlage in Excel oder Word kostet nichts und ist schnell angepasst. Ob sie ausreicht, entscheiden drei Regelwerke: die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes, die Aufbewahrungsregeln der GoBD und die E-Rechnungspflicht, die für Rechnungen zwischen Unternehmen schrittweise bis 2028 greift. Wir zitieren die maßgeblichen Stellen im Wortlaut.
§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss. Eine Vorlage kann jede davon abbilden; der Unterschied zum Programm liegt darin, wer für Richtigkeit und Vollständigkeit sorgt.
| Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG) | In der Excel- oder Word-Vorlage | Im Rechnungsprogramm |
|---|---|---|
| Nr. 1: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger | von Hand je Rechnung | aus den Kundenstammdaten |
| Nr. 2: Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers | fest in der Vorlage | fest im Profil |
| Nr. 3: Ausstellungsdatum | von Hand | automatisch |
| Nr. 4: fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer | von Hand, Dubletten möglich | automatisch vergeben |
| Nr. 5: Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | von Hand | aus Artikel- oder Leistungsliste |
| Nr. 6: Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | leicht vergessen | Pflichtfeld |
| Nr. 7 und 8: Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Formeln, die bei Kopien brechen können | berechnet je Position |
| Nr. 9 und 10: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (bei bestimmten Grundstücksleistungen), Angabe „Gutschrift“ | nur, wenn du daran denkst | je nach Programm als Textbaustein |
Kurzfassung der zehn Nummern; maßgeblich ist der Gesetzestext. Für Rechnungen bis 250 € gelten nach § 33 UStDV, für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV verringerte Pflichtangaben.
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Das Gesetz verlangt also zweierlei: Die Nummer muss fortlaufend sein, und sie darf nur ein einziges Mal vergeben werden. Mehrere Zahlenreihen, etwa getrennt nach Jahr oder Geschäftsbereich, sind ausdrücklich zulässig. Bei einer Vorlage, die für jede Rechnung kopiert wird, hängt beides an deiner Sorgfalt; zwei Rechnungen mit derselben Nummer entstehen schnell, wenn eine ältere Datei als Ausgangspunkt dient. Ein Rechnungsprogramm vergibt die Nummer selbst und verhindert Doppelungen.
Wie die verringerten Pflichtangaben für Kleinunternehmer konkret aussehen, zeigt unser Muster unter Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Entscheidend ist nicht, ob eine Rechnung elektronisch verschickt wird, sondern ob sie in einem strukturierten Format vorliegt:
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.“
§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG, www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Das strukturierte Format muss nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder sich verlustfrei in ein solches Format übertragen lassen. In der Praxis sind das XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Eine PDF-Datei, die du aus Word oder Excel exportierst, ist dagegen eine sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
Für Leistungen an andere Unternehmen, die wie du im Inland ansässig sind, schreibt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die E-Rechnung vor. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG strecken die Umstellung:
| Leistung ausgeführt | Sonstige Rechnung (Papier, PDF) noch zulässig? |
|---|---|
| 2025 und 2026 | ja, bis 31.12.2026; als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (oder bei EDI-Verfahren mit Zustimmung) |
| ab 2028 | nein, für Rechnungen an inländische Unternehmen gilt die E-Rechnung ohne Übergang |
Vereinfachte Darstellung von § 27 Abs. 38 UStG. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit 2025.
Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, deren Rechnung nach § 34a Satz 4 UStDV „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden kann, Rechnungen bis 250 € nach § 33 UStDV sowie Rechnungen an Privatkunden. Alle Fristen und Ausnahmen mit Erläuterung stehen unter E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028; welche Programme E-Rechnungen erzeugen, zeigt der Rechnungsprogramm-Vergleich.
Eine Rechnung zu schreiben ist nur die halbe Arbeit. Das Umsatzsteuergesetz verlangt, auch die eigenen Rechnungen aufzuheben:
„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren.“
§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
Wie diese Aufbewahrung bei elektronisch erstellten Rechnungen aussehen muss, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD), ein BMF-Schreiben, das die Finanzverwaltung bindet. Sie enthalten ein Beispiel, das genau die Word-Vorlage beschreibt: Ein Unternehmer schreibt seine Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm, druckt sie aus und überschreibt die Vorlage mit der nächsten Rechnung. Dazu heißt es:
„Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig.“
GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 120 (Beispiel 9), www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Weitere_Themen/Aussenpruefung/2019-11-28-GoBD-1.pdf
Wer seine Word- oder Excel-Rechnungen als Datei aufhebt, und das tut fast jeder, muss sie also elektronisch und unveränderbar aufbewahren. Ein Ordner auf der Festplatte erfüllt das nach Rz. 110 der GoBD „regelmäßig nicht“, solange keine zusätzlichen Maßnahmen wie Schreibschutz, Protokollierung oder Versionierung die Unveränderbarkeit gewährleisten. Hinzu kommt § 146 Abs. 4 AO, wonach eine Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; eine Excel-Datei lässt sich aber jederzeit spurlos überschreiben.
Für Rechnungsprogramme hat das BMF die Regeln im Juli 2025 ausdrücklich angepasst:
„Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.“
GoBD Rz. 76, gefasst durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=4
Zu den vorgenannten Voraussetzungen zählen unter anderem historisierte Stammdaten und eine unveränderbare, maschinell auswertbare Aufbewahrung der Programmdaten. Ein Rechnungsprogramm mit Archivfunktion nimmt dir diese Organisation ab; bei einer Vorlage musst du sie selbst herstellen. Für kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, deren Umsatz unter der Vorjahresgrenze des § 19 UStG liegt, sehen die GoBD seit 2024 vor, die Anforderungen „regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten“ (Rz. 15). Eine Befreiung ist das nicht.
| Kriterium | Excel- oder Word-Vorlage | Rechnungsprogramm |
|---|---|---|
| Kosten | keine zusätzlichen | 0 € im Gratis-Tarif, sonst ab 6 € im Monat (BillingEngine Basic, jährlich) |
| Pflichtangaben | von Hand, fehleranfällig | Pflichtfelder und Stammdaten |
| Rechnungsnummer | von Hand fortzuschreiben | automatisch fortlaufend und einmalig |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | nicht möglich | bei den meisten Programmen enthalten |
| Unveränderbare Ablage nach GoBD | selbst zu organisieren | Archiv beim Anbieter (bei Cloud-Programmen) |
| Offene Posten und Mahnungen | eigene Liste | Zahlungsstatus, Erinnerungen, teils Mahnstufen |
| Übergabe an den Steuerberater | Dateien sammeln | häufig DATEV-Export |
Programmangaben nach unserem Vergleich, Stand Oktober 2026, Preise ohne Gewähr.
Die Vorlage bleibt eine vertretbare Lösung, wenn du Kleinunternehmer bist, überwiegend Privatkunden hast oder nur vereinzelt Rechnungen schreibst und diese auf Papier versendest und aufbewahrst. Sobald Geschäftskunden eine E-Rechnung erwarten oder du deine Rechnungen digital ablegst, spricht fast alles für ein Programm.
Der Umstieg muss nichts kosten. Im Gratis-Tarif E-Rechnungen erzeugen sevDesk (bis 3 im Monat, Testnote 4,8/5), BillingEngine (3 im Monat, Testnote 4,3/5), easybill (50 Dokumente, 3 Kontakte) und SumUp Rechnungen (4 laut Tabelle); für eine einzelne E-Rechnung ohne Anmeldung gibt es den Editor von Fakturen. Alle Grenzen stehen unter kostenlose Rechnungsprogramme.
Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand 08.10.2026; Programmangaben und Preise Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Links mit dem Zusatz (Anzeige) sind Partnerlinks.
Für Kleinunternehmer und Privatkundengeschäft bleibt eine sauber geführte Vorlage zulässig. Wer an Unternehmen in Deutschland abrechnet, braucht spätestens nach den Übergangsfristen ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt und GoBD-konform archiviert.
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