Lohnsoftware & Lohnabrechnungsprogramme 2026: selbst abrechnen oder auslagern?

Das Wichtigste in Kürze

• Testsieger Lohnabrechnung 2026: Lexware Office Lohn & Gehalt (4,8/5) – ab 12,90 €/Monat als Add-on zur Buchhaltung, SV-Meldungen und Lohnsteuer automatisch, Redaktion nutzt es seit 2018
• Bestes Lohnbüro: Lohnhelden (4,6/5) – Full-Service ab 8,90 €/Abrechnungsfall ohne Grundgebühr, alle gesetzlichen Meldungen inklusive, auch Baulohn
• Beste Standalone-Software: Sage Payroll (4,5/5) – 20–40 €/Monat inkl. 5 Mitarbeiter, HR-Funktionen bis zur Schichtplanung, 30 Tage kostenlos
• Steuerberater als Referenz: 15–25 € pro Mitarbeiter und Monat – Software oder Lohnbüro sparen bei 10 Mitarbeitern 100 bis 240 € im Monat
• Drei Modelle, elf Lösungen: Selbst abrechnen (Lexware, Sage, DATALINE), auslagern (Lohnhelden, lohn24, cleverlohn, lohndirekt), Profi- und Kanzleisysteme (DATEV, edlohn, Personio, HRworks) – alle unten im Detail

Selbst abrechnen oder auslagern? Die Entscheidung in 60 Sekunden

Die Frage im Titel dieser Seite hat keine allgemeine Antwort, aber eine sehr konkrete für deinen Betrieb. Sie hängt an drei Dingen: Wo läuft deine Buchhaltung, wie komplex sind deine Lohnfälle, und wie viel Zeit willst du investieren? Die Tabelle ordnet die häufigsten Situationen den passenden Wegen zu – alle Details zu jedem Weg folgen weiter unten.

Netto, Stand 16. Oktober 2026, ohne Gewähr. Lexware: Einstiegspreis des Lohn-Moduls, Staffel nach Mitarbeiterzahl; Sage: Essentials inkl. 5 Mitarbeiter; Lohnbüros: je Abrechnungsfall bzw. Mitarbeiter; Steuerberater: übliche Spanne 15–25 € je Mitarbeiter.

Was dein Betrieb bei deiner Mitarbeiterzahl auf jedem Weg zahlen würde: Lohnkosten-Rechner →

Der größte Vorteil von Lexware Office Lohn & Gehalt: Die Lohnabrechnung ist kein separates Programm, sondern ein Add-on zur Buchhaltung, die wir ohnehin zum Testsieger 2026 gekürt haben. Buchungen aus der Lohnabrechnung landen automatisch in der Buchhaltung, SV-Meldungen und die Lohnsteueranmeldung via ELSTER laufen im Hintergrund. Ein Assistent führt in drei Schritten durch jede Abrechnung – Vorkenntnisse braucht es nicht.

Tipp der Redaktion – aus eigener Praxis

„Ich rechne die Löhne meiner Webagentur Ammersee Media GmbH seit 2018 mit dem Lohn-Modul von Lexware Office ab. Unser externer Lohnbuchhalter davor war deutlich teurer – und leider auch unzuverlässiger. Mit Lexware läuft alles reibungslos: Auch Sonderzahlungen sind automatisch berücksichtigt, wir müssen uns um nichts kümmern. Die Umstellung spart uns jedes Jahr eine Menge Geld.“

— Thomas Hoiboom, Gründer von buchhaltungssoftware-test.de und Geschäftsführer der Ammersee Media GmbH (Lexware-Office-Lohn-Kunde seit 2018)

Transparenz: Diese Einschätzung ist redaktionelle Meinung, beruht aber auf über sieben Jahren durchgehender eigener Nutzung im echten Agenturbetrieb – inklusive Minijobs, Gehaltserhöhungen, Sonderzahlungen und Krankmeldungen. Details im ausführlichen Test von Lexware Office Lohn & Gehalt.

Was Lohnsoftware können muss – die Pflichten hinter der Abrechnung

Ein Lohnprogramm, das nur den Netto-Betrag ausrechnet, ist keins. Die Lohnabrechnung hängt an Pflichten aus Einkommensteuergesetz, Sozialgesetzbuch und Gewerbeordnung – und genau die muss die Software abnehmen, sonst bleibt die Arbeit bei dir. Das sind die sechs Punkte, an denen wir jedes Programm messen:

• Lohnkonto je Mitarbeiter automatisch führen (§ 41 EStG, § 28f SGB IV) und sechs Jahre archivieren – was dazugehört: Lohnbuchhaltung Software →
• Abrechnung nach Entgeltbescheinigungsverordnung mit allen Pflichtangaben in Textform (§ 108 GewO) – die Liste: Gehaltsabrechnung Software →
• Meldewesen elektronisch: DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung und -bescheinigung über ELSTER – ohne Handarbeit
• Steuermerkmale über ELStAM abrufen statt Steuerklasse und Freibeträge von Hand einzutragen
• Rechengrößen per Update: Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen, Lohnsteuertabellen, Minijob-Grenze (2026: 603 €) – die aktuellen Sätze: Lohnabrechnung selbst machen →
• Sonderfälle: Minijobs, Einmalzahlungen mit Märzklausel, geldwerte Vorteile – und die Frage, ob Baulohn oder Pfändungen abgedeckt sind (bei Selbstabrechner-Software oft nicht: dann Lohnbüro →)

Alle drei Empfehlungen oben erfüllen die ersten fünf Punkte. Beim sechsten trennt sich das Feld: Lexware und Sage decken Standardfälle und Minijobs ab, Baulohn und Pfändungen gehören zu Lohnhelden, lohn24 oder in die Kanzlei.

Lohnsoftware, Lohnprogramm und Lohnabrechnungsprogramm bezeichnen dasselbe: Software, mit der Arbeitgeber Löhne und Gehälter selbst abrechnen – inklusive der gesetzlichen Meldungen (SV-Meldungen, Lohnsteueranmeldung via ELSTER). Unser Testsieger in dieser Kategorie ist Lexware Office Lohn & Gehalt.

Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung: Bei der Lohnabrechnung wird nach tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet (variabel), bei der Gehaltsabrechnung ein fester Monatsbetrag. Moderne Entgeltabrechnungssoftware beherrscht beides – ebenso Minijobs und Sonderzahlungen. Welche Programme sich für die Gehaltsabrechnung eignen und was nach Verordnung auf der Abrechnung stehen muss: Gehaltsabrechnung Software →

Lohnbuchhaltung geht über die Abrechnung hinaus: Lohnkonto führen, Meldungen abgeben, Lohnkosten in die Finanzbuchhaltung übernehmen, sechs Jahre aufbewahren. Welche Software das komplett abdeckt und wie die Buchungen in die Buchhaltung kommen: Lohnbuchhaltung Software → · Welche Buchhaltungsprogramme ein Lohn-Modul mitbringen: Buchhaltungssoftware mit Lohnabrechnung →

Selbst abrechnen: Lohnsoftware für Unternehmen

Lexware Office Lohn & Gehalt – Testsieger für Selbst-Abrechner

Das Lohn-Modul lässt sich zu jedem Lexware-Office-Paket hinzubuchen (ab 12,90 €/Monat, Preis staffelt nach Mitarbeiterzahl; das Paket selbst ab 7,90 €) und deckt Gehälter, Löhne, Minijobs und Sonderzahlungen ab. SV-Meldungen, Beitragsnachweise und die Lohnsteueranmeldung gehen automatisch raus, die Lohnbuchungen landen direkt in EÜR und UStVA. Lexware gewährt Neukunden 50 % Rabatt in den ersten drei Monaten auf das Lexware-Office-Paket. Zum ausführlichen Test →

Sage Payroll – Standalone-Lohnsoftware mit HR-Funktionen

Sage Payroll richtet sich an Unternehmen, die eine eigenständige Lohnsoftware mit Personalverwaltung suchen: drei Tarife (Essentials 20 €, Standard 30 €, Premium 40 €/Monat, jeweils inkl. 5 Mitarbeiter und zzgl. 3–7 € je weiterem Mitarbeiter, bis 150 Mitarbeiter). Automatisierbare Abrechnung inklusive gesetzlicher Meldungen, Mobile App für Mitarbeiter, dazu je nach Tarif HR-Funktionen wie Abwesenheitsverwaltung, Onboarding und Schichtplanung. 30 Tage kostenlos testbar, monatlich kündbar. Sage Payroll gratis testen → (Anzeige) · Zum ausführlichen Test →

DATALINE Lohnabzug – Windows-Software mit Jahreslizenz

Für Betriebe, die ihre Lohnabrechnung bewusst lokal auf einem Windows-Rechner führen wollen: Jahreslizenzen von 99 € (LOHN XS, bis 5 Abrechnungen ohne GKV-Zertifikat) über 229 € (LOHN S, mit Zertifikat) bis 1.499 € (LOHN XL, 200 Abrechnungen, 10 Mandanten). DEÜV und ELSTER in allen Tarifen, dazu ein DATEV-Buchungslisten-Export. Preise zzgl. USt., Stand 16. Oktober 2026. DATALINE Lohnabzug im Check →

Auslagern: Lohnbüros mit Festpreis

Lohnhelden – Lohnabrechnung komplett abgeben

Lohnhelden ist keine Software, sondern ein spezialisiertes Lohnbüro: Sie liefern die Bewegungsdaten, Lohnhelden erstellt die Abrechnungen und übernimmt alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen – zum Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall (zzgl. USt.), ohne Grundgebühr. Auch Spezialfälle wie Baulohn werden abgedeckt. Für Unternehmen, die mit der Lohnabrechnung gar nichts zu tun haben wollen, aktuell das beste Preis-Leistungs-Verhältnis im Full-Service-Bereich. Lohnhelden kostenlos anfragen → (Anzeige)

lohn24 – Festpreis-Garantie vom Großanbieter

lohn24 rechnet zum Festpreis von 13 € pro Mitarbeiter und Monat ab – inklusive Lohnsteueranmeldungen, Krankenkassen-Meldungen, DEÜV und DATEV-kompatibler Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung. Dazu ein persönlicher Ansprechpartner mit Vertretung und ein Mitarbeiterportal mit digitalen Lohndokumenten. Etwas teurer als Lohnhelden, dafür mit der Infrastruktur eines etablierten Anbieters.

cleverlohn – Full-Service mit persönlichem Lohnbuchhalter

cleverlohn kombiniert Software mit einem festen persönlichen Lohnbuchhalter: ab 13 € pro Lohnabrechnung im Abomodell, inklusive An- und Abmeldungen, Bescheinigungen, Jahresmeldungen und Kommunikations-Flatrate. Die richtige Wahl, wenn ein fester Ansprechpartner wichtiger ist als der letzte Euro Ersparnis.

lohndirekt – Outsourcing für 5 bis 2.000 Mitarbeiter

Das Lohnbüro aus Flensburg erstellt die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung als externer Dienstleister und deckt eine ungewöhnlich große Spanne ab – von fünf bis zu 2.000 Mitarbeitern. Preise gibt es nur als individuelles Angebot; für kleine Betriebe sind Lohnhelden und lohn24 mit ihren öffentlichen Festpreisen die einfachere Wahl. Alle Lohnbüros nebeneinander: Lohnbüro-Vergleich →

HR-Suiten: wenn Lohn Teil der Personalsoftware sein soll

Personio – HR-Komplettlösung mit eigener Payroll

Personio ist eine HR-Suite (Recruiting, Personalverwaltung, Zeiterfassung) mit inzwischen eigener, ITSG-zertifizierter Lohnabrechnung, bei der Stammdaten, Zeiten und Abrechnung in einem System laufen. Wer die Abrechnung beim Steuerberater lässt, nutzt die DATEV-Übergabe (LODAS und Lohn und Gehalt). Preise nur auf Anfrage – für kleine Unternehmen meist überdimensioniert, interessant ab etwa 20–30 Mitarbeitern, wenn ohnehin eine HR-Software gesucht wird.

HRworks – Personalsoftware mit vorbereitender Lohnabrechnung

HRworks digitalisiert Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Reisekosten für den Mittelstand und bereitet die Lohnabrechnung vor: Die lohnrelevanten Daten gehen per Schnittstelle an DATEV oder ADDISON, die eigentliche Abrechnung erstellt der Steuerberater oder das Lohnbüro. Abgerechnet wird pro aktivem Nutzer und Monat, mindestens 20 Nutzer werden berechnet; Preise auf Anfrage. Die richtige Wahl, wenn die Kanzlei die Löhne weiter rechnen soll, aber die Datenlieferung endlich digital laufen muss.

Kanzleisysteme: womit Steuerberater rechnen

DATEV Lohn und Gehalt / LODAS – der Standard der Steuerberater

Läuft deine Lohnabrechnung über die Kanzlei, dann fast sicher über DATEV: Nach Angaben von DATEV werden mit LODAS (Verarbeitung im Rechenzentrum) und Lohn und Gehalt (vor Ort) monatlich rund 14,5 Millionen Arbeitnehmer abgerechnet. Unternehmen können die Programme auch mit eigener Lizenz betreiben (ab 27,20 €/Monat zzgl. Grundpreis je Arbeitnehmer), für Betriebe ohne Lohn-Fachkraft ist das aber selten sinnvoll.

edlohn – die Cloud-Alternative für Kanzleien und Selbstbucher

Das Lohnsystem der eurodata AG aus Saarbrücken rechnet nach eigenen Angaben 6,6 Millionen Abrechnungen im Jahr für 56.000 Mandanten – ITSG-zertifiziert, mit Baulohn, aus einem deutschen Rechenzentrum, abgerechnet je Lohnabrechnung. Neben Kanzleien setzen es auch Unternehmen mit eigenem Lohn-Fachwissen ein. Welche Systeme Kanzleien nutzen und was das für Mandanten heißt: Lohnsoftware für Steuerberater →

Der klassische Weg: Steuerberater oder Lohnbuchhalter

Die Lohnabrechnung über den Steuerberater kostet in der Regel 15 bis 25 € pro Mitarbeiter und Monat – bei zehn Mitarbeitern also 150 bis 250 € monatlich. Das ist der bequemste, aber teuerste Weg. Details und Rechenbeispiele: Was kostet die Lohnabrechnung? → · Wann sich die Kanzlei trotzdem lohnt und wie der Wechsel gelingt: Lohnabrechnung durch den Steuerberater →

Was die Lohnabrechnung kostet – von 1 bis 50 Mitarbeitern

Bei kleinen Teams ist die Software-Lizenz der kleinste Posten; teuer wird die Lohnabrechnung, sobald jemand pro Mitarbeiter abrechnet. Die Tabelle zeigt die laufenden Kosten der vier Hauptwege, netto pro Monat, ohne Einmalposten:

* Lexware staffelt den Modulpreis nach Mitarbeiterzahl (Staffel erst im Bestellprozess einsehbar), Einstieg 12,90 €. Sage: 20 € inkl. 5 Mitarbeiter, +3 € je weiterem (Essentials). Lohnhelden: 8,90 € je Abrechnungsfall. Steuerberater: übliche Spanne. Stand 16. Oktober 2026, ohne Gewähr.

Bei zehn Mitarbeitern liegen zwischen Software und Steuerberater 115 bis 235 € im Monat – 1.400 bis 2.800 € im Jahr für dieselbe Abrechnung. Ab etwa fünf Mitarbeitern ist das Lohnbüro teurer als Software, bleibt aber immer deutlich unter dem Kanzlei-Niveau. Für deine genaue Mitarbeiterzahl: Lohnkosten-Rechner → · Alle Rechenbeispiele und was Einrichtung und Jahresarbeiten extra kosten: Lohnabrechnung Kosten →

Alle Lohn-Ratgeber auf einen Blick

Sechzehn Seiten rund um die Lohnabrechnung – von der Entscheidung über den Anbieter bis zum Spezialfall. Für Betriebe, die selbst abrechnen, und für alle, die es überlegen.

Entscheiden und vergleichen

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Spezialfälle und Grundlagen