Brauche ich als Handwerker Warenwirtschaft in der Buchhaltungssoftware?

Das hängt von Ihrer Betriebsgröße ab. Für kleine Handwerksbetriebe reicht oft eine gute Rechnungssoftware mit Materialposten. Wer größere Lagerbestände verwaltet oder Material für mehrere Projekte einkauft, profitiert von Warenwirtschaft – hier ist WISO MeinBüro die beste Wahl im Test.

Buchhaltungssoftware für Handwerker 2026: Rechnungen, Angebote & EÜR im Griff

Q: Wie berechne ich meinen Stundensatz als Handwerker richtig?

Der Stundensatz für Handwerker ergibt sich aus: (Jahreskosten + Gehalt + Gewinnzuschlag) / produktive Stunden pro Jahr. Typische Handwerker-Stundensätze liegen je nach Gewerk zwischen 45 und 90 €/Stunde (netto). Alle getesteten Tools ermöglichen das Anlegen von Stundensätzen, die dann automatisch in Rechnungen übernommen werden.

Was braucht ein Handwerksbetrieb wirklich?

Diese Funktionen sind für Handwerker entscheidend – nicht alle Tools bieten sie vollständig

📱 Mobile App für die Baustelle

Rechnungen und Angebote direkt beim Kunden erstellen – ohne zurück ins Büro fahren zu müssen. Die App-Qualität ist für Handwerker oft wichtiger als Desktop-Features.

📝 Angebote & Aufmaßrechnungen

Professionelle Angebote mit Positionen, Stundensätzen und Materialkosten. Viele Kunden wollen detaillierte Aufmaßrechnungen – die Software sollte mehrere Positionen unterstützen.

⏱️ Stundensätze & Materialposten

Arbeitszeit und Material separat berechnen und auf der Rechnung ausweisen. Gut durchdachte Positionsverwaltung spart bei jeder Rechnung Zeit.

📸 Foto-Belegerfassung

Kassenbelege und Quittungen einfach per Smartphone abfotografieren. Das spart das manuelle Eintippen und alle Belege sind digital archiviert – wichtig für die GoBD-konforme Buchführung.

📦 Warenwirtschaft

Lagerbestände verwalten, Materialeinkäufe tracken und Bestände automatisch bei Aufträgen abbuchen. Besonders wichtig für Handwerker mit eigenem Materiallager.

⚡ E-Rechnung (Pflicht!)

Bei Aufträgen für öffentliche Auftraggeber ist E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) bereits Pflicht. Für B2B ab 2025 stufenweise. Nicht alle Tools unterstützen das vollständig.

⚡ E-Rechnung für Handwerker: Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern

Wer Aufträge für Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen ausführt, muss Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD senden. Das gilt bundesweit bereits für Bundesbehörden und wird schrittweise auf Landes- und Kommunalebene ausgeweitet.

Ab 2025 sind auch B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen schrittweise betroffen. Wählen Sie daher eine Software, die E-Rechnung unterstützt – das spart später einen Softwarewechsel. sevDesk, Lexware Office und FastBill unterstützen XRechnung und ZUGFeRD vollständig.

Handwerk-Funktionen im Vergleich: Alle 6 Tools

Software	Mobile App	Angebote	Stundensätze & Positionen	Warenwirtschaft	E-Rechnung	Preis/Monat
sevDesk	✓ sehr gut	✓ ja	✓ flexibel	✗	✓ XRechnung	ab 0 €
Lexware Office	✓ gut	✓ ja	✓ ja	✗	✓ ZUGFeRD	ab 7,90 €
FastBill	✓ gut	✓ ja	✓ ja	✗	✓ XRechnung	ab 14 €
WISO MeinBüro	✓ eingeschränkt	✓ ja	✓ umfangreich	✓ ja	✓ ja	ab 7 €
BuchhaltungsButler	✗ keine App	✗ nein	✗ nur Buchhaltung	✗	✗	ab 29 €
BillingEngine	✗ keine App	✓ ja	✓ grundlegend	✗	✗	kostenlos

Stand: Mai 2026. Informationen können sich ändern – bitte beim Anbieter prüfen. Preise ohne Gewähr.

Die 3 besten Buchhaltungsprogramme für Handwerker

Getestet auf mobile Nutzung, Angebotsstellung und Handwerker-typische Anforderungen

🏆 #1 für Handwerker Beste App

sevDesk

Beste mobile App, schnelle Rechnungserstellung auf der Baustelle

ab ca. 0 €/Monat

14 Tage alle Funktionen kostenlos

Beste iOS + Android App im Test – voll funktionsfähig
Rechnungen und Angebote direkt vom Smartphone
Foto-Belegerfassung mit KI-Erkennung
Stundensätze und Materialposten flexibel definierbar
E-Rechnung (XRechnung) für öffentliche Auftraggeber
Kostenloser Tarif für gelegentliche Rechnungen

Keine Warenwirtschaft / Lager
Bezahltarife ab 11,90 €/Monat etwas teurer

Praxisbeispiel Handwerker: Ein Elektriker schreibt nach Abschluss der Arbeiten direkt beim Kunden eine Rechnung mit Arbeitszeit (4 Std. à 65 €) + Materialposten (Kabel, Schalter, etc.) – alles in der sevDesk-App auf dem iPhone. Die fertige Rechnung wird per E-Mail direkt an den Kunden gesendet. Fertig in 5 Minuten.

sevDesk ist unser klarer Favorit für mobile Handwerker. Wer häufig direkt beim Kunden oder auf der Baustelle Rechnungen erstellen möchte, findet hier die ausgereifteste App-Lösung im Test. → Zum ausführlichen sevDesk Test

#2 für Handwerk Warenwirtschaft

WISO MeinBüro

Warenwirtschaft und Materiallager für größere Handwerksbetriebe

ab ca. 7 €/Monat

30 Tage kostenlos testen

Einziges Tool im Test mit echter Warenwirtschaft
Materiallager verwalten und beim Auftrag abbuchen
Sehr umfangreiche Positionsverwaltung in Rechnungen
Günstigster Preis im Vollvergleich
E-Rechnung und DATEV-Export inklusive

Desktop-Version nur für Windows
Mobilapp eingeschränkter als sevDesk
Einarbeitung etwas aufwändiger

Für Handwerksbetriebe mit Materiallager – zum Beispiel Installationsbetriebe, Tischler oder Maler mit eigenem Farbenlager – ist WISO MeinBüro das einzige Tool im Test mit echter Warenwirtschaft. Das ermöglicht, Materialbestände zu tracken und automatisch bei Aufträgen abzubuchen. → Zum ausführlichen WISO MeinBüro Test

#3 für Handwerk Einfachste Bedienung

FastBill

Sehr einfache Bedienung, kein Buchhaltungswissen nötig

ab ca. 14 €/Monat

14 Tage kostenlos testen

Einfachste Bedienung im Test – kein Buchhaltungswissen nötig
Schnelle Rechnungserstellung in unter 2 Minuten
Gute iOS + Android App
Angebote, Rechnungen, Mahnungen aus einer App
E-Rechnung inklusive

Etwas teurer als sevDesk und Lexware Office
Keine Warenwirtschaft
Weniger Anpassungsoptionen als sevDesk

FastBill ist ideal für Handwerker, die keine Zeit für komplizierte Software haben und einfach schnell eine professionelle Rechnung schreiben möchten. Die intuitivste Oberfläche im Test – auch für Nutzer ohne Buchhaltungserfahrung sofort bedienbar. → Zum ausführlichen FastBill Test

Angebote erstellen: Was muss eine Handwerkerrechnung enthalten?

Ein professionelles Angebot und eine korrekte Handwerkerrechnung sind nicht nur für den guten Eindruck wichtig – sie schützen Sie auch rechtlich. Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein:

Angebot (vor dem Auftrag)

→ Vollständige Kontaktdaten beider Parteien
→ Detaillierte Leistungsbeschreibung
→ Stundensätze und geschätzte Stunden
→ Materialkosten aufgeschlüsselt
→ Umsatzsteuer separat ausgewiesen
→ Gültigkeitsdauer des Angebots

Rechnung (nach dem Auftrag)

→ Fortlaufende Rechnungsnummer
→ Rechnungsdatum + Leistungsdatum
→ Vollständige Anschriften
→ Steuernummer / USt-ID
→ Geleistete Stunden + Stundensatz
→ Materialaufstellung mit Einzelpreisen
→ MwSt. + Bruttobetrag
→ Bankverbindung + Zahlungsziel

Alle getesteten Tools generieren Rechnungen mit den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben automatisch. Stundensätze und Materialposten lassen sich als Artikelstamm anlegen und einfach in neue Rechnungen übernehmen.

Stundensatz richtig berechnen und abrechnen

Viele Handwerker, besonders Selbstständige und Solo-Unternehmer, setzen ihren Stundensatz zu niedrig an. Die wichtigsten Faktoren für die Berechnung:

Formel: Mindest-Stundensatz

            Stundensatz = (Jahreskosten + Zielverdienst) / produktive Stunden/Jahr
          

→ Produktive Stunden: ca. 1.400–1.600 Std./Jahr (nach Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung)
→ Fixkosten: Werkzeug, Fahrzeug, Versicherung, Software, etc.
→ Gewinnaufschlag: für Rücklagen, Investitionen
→ Typische Stundensätze: 45–90 €/Stunde (netto) je nach Gewerk und Region

In sevDesk, Lexware Office und FastBill können Sie Ihre Stundensätze als Artikel anlegen und einfach in Rechnungen einfügen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie nie vergessen, Ihre Arbeit korrekt abzurechnen.

Muss ein Handwerker E-Rechnungen senden?

Kurze Antwort: Bei öffentlichen Auftraggebern: Ja, bereits jetzt Pflicht. Bei privaten Kunden: Noch nicht. Bei B2B-Kunden: Ab 2025 stufenweise.

Die E-Rechnungspflicht betrifft Handwerker in folgenden Szenarien:

Öffentliche Auftraggeber (Bundesebene): E-Rechnung bereits Pflicht (XRechnung-Format)
Landesbehörden: Je nach Bundesland, oft bereits Pflicht oder wird eingeführt
B2B (Unternehmen an Unternehmen): Ab 2025 stufenweise verpflichtend – 2025 Empfangspflicht, 2027/28 Sendepflicht
Privatpersonen (B2C): Keine E-Rechnungspflicht – herkömmliche PDF-Rechnung weiter möglich

Unser Rat: Wählen Sie eine Software, die E-Rechnung unterstützt – auch wenn Sie heute noch keine öffentlichen Aufträge haben. Der Aufwand für einen späteren Softwarewechsel ist unnötig. sevDesk, Lexware Office und FastBill unterstützen XRechnung und ZUGFeRD vollständig.

Häufige Fragen: Buchhaltungssoftware für Handwerker

Für Handwerker mit starkem Mobilbedarf ist sevDesk die beste Wahl – die iOS/Android-App ist die ausgereifteste im Test und ermöglicht Rechnungen direkt auf der Baustelle. Wer Warenwirtschaft für Materialverwaltung benötigt, ist mit WISO MeinBüro besser bedient. FastBill punktet mit besonders einfacher Bedienung für Handwerker ohne Buchhaltungswissen.

Bei Aufträgen für öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen etc.) ist die E-Rechnung bereits Pflicht. Für B2B-Rechnungen an andere Unternehmen gilt ab 2025 eine stufenweise Einführungspflicht. Für private Endkunden (B2C) ist E-Rechnung noch nicht verpflichtend.

Ja – sevDesk, FastBill und Lexware Office ermöglichen die vollständige Angebots- und Rechnungserstellung aus der Smartphone-App. Das ist ideal für Handwerker, die direkt beim Kunden ein Angebot erstellen oder nach getaner Arbeit sofort eine Rechnung ausstellen möchten.

Das hängt von der Betriebsgröße ab. Für kleine Handwerksbetriebe reicht oft eine gute Rechnungssoftware mit Materialposten. Wer größere Lagerbestände verwaltet, profitiert von echter Warenwirtschaft – hier ist WISO MeinBüro die einzige Option im Test.

Die Kosten starten bei 0 € (BillingEngine dauerhaft kostenlos, sevDesk Free bis 3 Rechnungen/Monat), über 7,90 €/Monat (Lexware Office) bis ca. 25–35 €/Monat für Vollversionen. Für die meisten Handwerksbetriebe ist ein mittleres Paket um 15–25 €/Monat die richtige Wahl. Alle Preise ohne Gewähr, Stand Mai 2026.

Der Stundensatz ergibt sich aus: (Jahreskosten + Zielverdienst) / produktive Stunden pro Jahr. Typische Handwerker-Stundensätze liegen je nach Gewerk zwischen 45 und 90 €/Stunde (netto). Alle getesteten Tools ermöglichen das Anlegen von Stundensätzen als Artikel, die automatisch in Rechnungen übernommen werden.